Il Garante della privacy ha sdoganato la firma grafometrica, dando il via libera a un progetto diUnicredit che prevede l’introduzione, nelle proprie agenzie, di un tablet apposito. Prima di parlare di firma grafometrica (cioè quella firma che potete fare scarabocchiando il vostro nome sul tablet del postino o sulla tavoletta che vi allunga un impiegato allo sportello), bisogna chiarire un punto fondamentale: le aziende non posso fare a meno del digitale. O meglio dei processi di business digitali.

Un tempo erano le piattaforme informatiche più evolute a usare la digitalizzazione. Oggi la dematerializzazione dei documenti si è diffusa. Sempre più aziende si affidano in toto a una gestione elettronica. Il motivo è semplice: archiviare il cartaceo o digitalizzare i contenuti a posteriori è un modello superato e dispendioso. Per accorciare i tempi e ridurre i costi, imprese pubbliche e private cercano di sviluppare un document management quanto più agile possibile (e quanto più integrato nel sistema informativo aziendale). La novità è che oggi, grazie alla firma grafometrica, è addirittura possibile digitalizzare anche quei documenti e quei processi che fino a qualche tempo fa non era possibile dematerializzare, per questioni tecniche ma, soprattutto, per questioni normative.

Firma grafometrica, tra calligrafia e tecnologia

Cos’è la firma grafometrica? Rientra nelle tecnologie legate a quella branca chiamata biometria . Nel caso specifico, è un particolare tipo di firma elettronica avanzata che si ottiene dal rilevamento dinamico dei dati calligrafici (ritmo, pressione, velocità, movimento e via dicendo) della firma di un individuo che utilizza una penna elettronica per scrivere su una tavoletta (tablet) biometrica, cioé dotata di particolari sensori. Oggi esistono sul mercato anche smartphone dotati di schermi capacitivi tali da poter essere usati per firmare con apposito pennino.

I vantaggi della firma grafometrica? Un’infinità

I benefici derivanti dalla firma grafometrica sono tanti. Questa tipologia di firma, infatti, è molto più immediata e pratica per tutti (giovani e meno giovani) rispetto alla firma digitalizzata che, invece, presuppone uno scanner e, nel caso, un sistema di certificazione e autentificazione. Ecco dunque 5 buoni motivi per scegliere la firma grafometrica.

1) Grazie alla firma  grafometrica è possibile rendere digitali anche quei documenti che possiedono delle sottoscrizioni. Non va dimenticato, infatti, che scansionare un foglio di carta con una firma autografa e poi gettare l’originale cartaceo non è assolutamente consigliabile. Un perito calligrafico, infatti, in fase di contenzioso o di verifica avrà un elemento in meno (in questo caso la pressione) per valutare se quella firma corrisponde esattamente alla persona che ha sottoscritto quel documento.

2) Un documento che riporta una firma grafometrica è omologato per la conservazione sostitutiva  regolamentata dalla legge italiana e che garantisce, nel tempo, la validità legale di un documento informatico sia esso contabile, fiscale, civilistico e non.

3) La firma grafometrica accelera notevolmente alcuni processi, formalizzando in chiave digitale un momento burocratico spesso causa di rallentamento del lavoro di tantissime aziende.

4 ) Come tutti i processi di dematerializzazione, la firma grafometrica consente notevoli  risparmi rispetto alla stampa, allo stoccaggio e all’archiviazione cartacea.

5) Grazie alla firma grafometrica, è possibile applicare la dematerializzazione a tutta la gestione documentale aziendale.

Come funziona, in dettaglio?

Esattamente a come avviene su un foglio di carta, nel momento in cui l’utente applica la firma sulla tavoletta biometrica, ha a disposizione diversi campi per firmare. Per compilarli, l’utente deve scorrere sul tablet il documento in formato PDF.

Essendoci di mezzo l’identificazione biometrica, c’è anche di mezzo la privacy e quindi la protezione dei dati sensibili. Di fatto, i dati biometrici statici e dinamici che caratterizzano la firma grafometrica vengono cifrati e memorizzati nel documento utilizzando tecniche asimmetriche di cifratura. Solo con la conoscenza della chiave primaria i dati biometrici della persona che ha apposto la firma possono essere estratti dal documento sottoscritto e, successivamente, esaminati nell’ambito di un contenzioso legale. Inoltre, per garantire la possibilità di verificare l’integrità del documento, viene calcolata una prima impronta dello stesso associata ai dati biometrici cifrati con una funzione di hash di tipo SHA – 256 e una seconda impronta viene calcolata sulla prima e sui dati biometrici in chiaro.

Come si può vedere dall’immagine sovrastante, la firma grafometrica è un processo e, come tale, va validato e reso stabile e aderente alle regole tecniche del settore e alla normativa, in modo da evitare la cosiddetta estrapolazione della firma, cioè la possibilità di prelevare la firma apposta da un utente eincollarla su un altro documento che non è quello che l’utente visiona sulla tavoletta. Si devono dunque applicare tutte le misure di sicurezza idonee e necessarie a garantire la protezione dei dati biometrici del sottoscrittore, applicando quanto dettato dal 196/2003 e successive modifiche.

Bisogna però fare alcune precisazioni di carattere tecnico-normativo.

Un po’ di decreti (da cui dipende lo stop and go tecnologico)

Nella definizione di firma grafometrica rientra il concetto di firma elettronica avanzata. Di che si tratta? Prendiamo la sua definizione dal Decreto legislativo 235/2010 (modifica dell’82/2005) che ha introdotto a livello normativo l’importante innovazione tecnologica. L’articolo recita:

Firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

Ma c’è di più. Se qualche lettore starà pensando “Sì, ma chi mi assicura che questa tipologia di firma sia riconosciuta dal punto di vista legale?” ecco (sempre dal D.lgs 235/2010), l’articolo 21 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, in cui sono apportate le seguenti modifiche:

2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle  regole tecniche di cui  all’articolo 20, comm  3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del  codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

Cosa significa in parole povere? Basta ricordarsi il 2702 del Codice Civile in merito all’efficacia della scrittura privata che recita:

La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

Dunque? Se facciamo due più due, viene fuori questo assioma: la firma grafometrica fatta con un pennino su un tablet, che è un particolare tipo di firma elettronica avanzata, è valida a tutti gli effetti di legge. Risultato? La vostra firma grafometrica fatta su un tablet o smartphone ha lo stesso valore legale della firma fatta sul foglio di carta. In conclusione la firma  grafometrica è certamente un vantaggio per le aziende e può essere tranquillamente introdotta nei diversi sistemi informativi già presenti senza grossi investimenti, evitando di rendere le nostre scrivanie piene di fogli di carta polverosi e il nostro lavoro lento, poco competitivo e poco efficiente.

325. Al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, sono apportate le seguenti modificazioni:

a) all’articolo 13, il quarto comma è sostituito dal seguente:

«4. Ai fini della determinazione della base imponibile i corrispettivi dovuti e le spese e gli oneri sostenuti in valuta estera sono computati secondo il cambio del giorno di effettuazione dell’operazione o, in mancanza di tale indicazione nella fattura, del giorno di emissione della fattura. In mancanza, il computo è effettuato sulla base della quotazione del giorno antecedente più prossimo. La conversione in euro, per tutte le operazioni effettuate nell’anno solare, può essere fatta sulla base del tasso di cambio pubblicato dalla Banca centrale europea.»;

b) all’articolo 17 sono apportate le seguenti modificazioni:

1) al secondo comma, il secondo periodo è sostituito dal seguente: «Tuttavia, nel caso di cessioni di beni o di prestazioni di servizi effettuate da un soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, il cessionario o committente adempie gli obblighi di fatturazione di registrazione secondo le disposizioni degli articoli 46 e 47 del decreto-legge 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427.»;

2) al quinto comma, secondo periodo, le parole: «l’indicazione della norma di cui al presente comma» sono sostituite dalle seguenti: «l’annotazione “inversione contabile” e l’eventuale indicazione della norma di cui al presente comma»;

c) all’articolo 20, primo comma, il secondo periodo è sostituito dal seguente: «Non concorrono a formare il volume d’affari le cessioni di beni ammortizzabili, compresi quelli indicati nell’articolo 2424 del codice civile, voci B.I.3) e B.I.4) dell’attivo dello stato patrimoniale, nonché i passaggi di cui al quinto comma dell’articolo 36.»;

d) all’articolo 21 sono apportate le seguenti modificazioni:

1) i commi da 1 a 6 sono sostituiti dai seguenti:

«1. Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili. o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo. Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. L’emissione della fattura, cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è consentita a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all’Agenzia delle entrate e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l’attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto. Con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate sono determinate le modalità, i contenuti e le procedure telematiche della comunicazione. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

2. La fattura contiene le seguenti indicazioni:

a) data di emissione;

b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco;

c) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;

d) numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;

e) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;

f) numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, codice fiscale;

g) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;

h) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all’articolo 15, primo comma, n. 2;

i) corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;

l) aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;

m) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all’articolo 38, comma 4, del decreto-legge 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427;

n) annotazione che la stessa. è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

3. Se l’operazione o le operazioni cui si riferisce la fattura comprendono beni o servizi soggetti all’imposta con aliquote diverse, gli elementi e i dati di cui al comma 2, lettere g), h) ed l), sono indicati distintamente secondo l’aliquota applicabile. Per le operazioni effettuate nello stesso giorno nei confronti di un medesimo soggetto può essere emessa una sola fattura. Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore. le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni. Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati. Le fatture redatte in lingua straniera sono tradotte in lingua nazionale, a fini di controllo, a richiesta dell’amministrazione finanziaria.

4. La fattura è emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6. La fattura cartacea è compilata in duplice esemplare di cui uno è consegnato o spedito all’altra parte. In deroga a quanto previsto nel primo periodo:

a) per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione ed avente le caratteristiche determinate con decreto del Presidente della Repubblica 14 agosto 1996, n. 472, nonché per le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto, può essere emessa una sola fattura, recante il dettaglio delle operazioni, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle medesime;

b) per le cessioni di beni effettuate dal cessionario nei confronti di un soggetto terzo per il tramite del proprio cedente la fattura è emessa entro il mese successivo a quello della consegna o spedizione dei beni;

c) per le prestazioni di servizi rese a soggetti passivi stabiliti nel territorio di un altro Stato membro dell’Unione europea non soggette all’imposta ai sensi dell’articolo 7-ter, la fattura è emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;

d) per le prestazioni di servizi di cui all’articolo 6, sesto comma, primo periodo, rese o ricevute da un soggetto passivo stabilito fuori dell’Unione europea, la fattura è emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

5. Nelle ipotesi di cui all’articolo 17, secondo comma, primo periodo, il cessionario o il committente emette la fattura in unico esemplare, ovvero, ferma restando la sua responsabilità, si assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, da un terzo.

6. La fattura è emessa anche per le tipologie di operazioni sottoelencate e contiene, in luogo dell’ammontare dell’imposta, le seguenti annotazioni con l’eventuale indicazione della relativa norma comunitaria o nazionale:

a) cessioni relative a beni in transito o depositati in luoghi soggetti a vigilanza doganale, non soggette all’imposta a norma dell’articolo 7 –bis comma 1, con l’annotazione «operazione non soggetta»;

b) operazioni non imponibili di cui agli articoli 8, 8-bis, 9 e 38-quater, con l’annotazione «operazione non imponibile»;

c) operazioni esenti di cui all’articolo 10, eccetto quelle indicate al n. 6), con l’annotazione «operazione esente»;

d) operazioni soggette al regime del margine previsto dal decreto-legge 23 febbraio 1995, n. 41, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 marzo 1995, n. 85, con l’annotazione, a seconda dei casi, «regime del margine — beni usati», «regime del margine — oggetti d’arte» o «regime del margine — oggetti di antiquariato o da collezione»;

e) operazioni effettuate dalle agenzie di viaggio e turismo soggette al regime del margine previsto dall’articolo 74-ter, con l’annotazione «regime del margine — agenzie di viaggio.»;

2) dopo il comma 6 sono inseriti i seguenti:

«6-bis. I soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato emettono la fattura anche per le tipologie di operazioni sotto elencate quando non sono soggette all’imposta ai sensi degli articoli da 7 a 7-septies e indicano, in luogo dell’ammontare dell’imposta, le seguenti annotazioni con l’eventuale specificazione della relativa norma comunitaria o nazionale:

a) cessioni di beni e prestazioni di servizi, diverse da quelle di cui all’articolo 10, nn. da 1) a 4) e 9), effettuate nei confronti di un soggetto passivo che è debitore dell’imposta in un altro Stato membro dell’Unione europea, con l’annotazione «inversione contabile»;

b) cessioni di beni e prestazioni di servizi che si considerano effettuate fuori dell’Unione europea, con l’annotazione “operazione non soggetta”»;

6-ter. Le fatture emesse dal cessionario di un bene o dal committente di un servizio in virtù di un obbligo proprio recano l’annotazione «autofatturazione»;

e) dopo l’articolo 21 è inserito il seguente:

«Art 21-bis. — (Fattura semplificata). — 1. Fermo restando quanto previsto dall’articolo 21, la fattura di ammontare complessivo non superiore a cento euro, nonché la fattura rettificativa di cui all’articolo 26, può essere emessa in modalità semplificata recando, in luogo di quanto previsto dall’articolo 21, almeno le seguenti indicazioni:

a) data di emissione;

b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco;

c) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;

d) numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;

e) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; in alternativa, in caso di soggetto stabilito nel territorio dello Stato può essere indicato il solo codice fiscale o il numero di partita IVA, ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, il solo numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento;

f) descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi;

g) ammontare del corrispettivo complessivo e dell’imposta incorporata, ovvero dei dati che permettono di calcolarla;

h) per le fatture emesse ai sensi dell’articolo 26, il riferimento alla fattura rettificata e le indicazioni specifiche che vengono modificate.

2. La fattura semplificata non può essere emessa per le seguenti tipologie di operazioni:

a) cessioni intracomunitarie di cui all’articolo 41 del decreto-legge 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427;

b) operazioni di cui all’articolo 21, comma 6-bis, lettera a).

3. Con decreto di natura non regolamentare il Ministro dell’economia e delle finanze può innalzare fino a quattrocento euro il limite di cui al comma 1, ovvero consentire l’emissione di fatture semplificate anche senza. limiti di importo per le operazioni effettuate nell’ambito di specifici settori di attività o da specifiche tipologie di soggetti per i quali le pratiche commerciali o amministrative ovvero le condizioni tecniche di emissione delle fatture rendono particolarmente difficoltoso il rispetto degli obblighi di cui agli articoli 13, comma 4, e 21, comma 2.»;

f) l’articolo 39, terzo comma, è sostituito dal seguente:

«I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati, nonché le fatture, le bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono essere conservati a norma dell’articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600. Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.»;

g) all’articolo 74, settimo comma, secondo periodo, le parole «l’indicazione della norma di cui al presente comma» sono sostituite dalle seguenti «l’annotazione “inversione contabile” e l’eventuale indicazione della norma di cui al presente comma».

Come vedete un bel pò di cose. Dunque procediamo con ordine. In grassetto noterete che sono state evidenziate le tematiche inerenti la conservazione sostitutiva delle fatture e la fatturazione elettronica. Sebbene si richiami sempre il “mitico” CAD 82/2005 , ci sono diverse novità. Prima di tutto sgombriamo qualsiasi dubbio sulla numerazione delle fatture : si erano dette tante cose, poi l’Agenzia delle Entrare ha fatto una risoluzione e ha praticamente lasciato invariata la possibilità di proseguire con la numerazione classica.

Arriviamo ora alla fattura elettronica. Dunque, tempo fa scrissi un articolo sulla fattura elettronica proprio in merito alla direttiva 45/2012 della UE : ecco l’articolo dove si parla del controllo di gestione. Ma non solo, perchè un altro articolo di molto ma molto tempo fa, che parla della fattura telematica ed elettronica, si lega perfettamente a quanto esposto dalle novità della legge 228/12.

Cosa c’entra la fattura telematica ? Beh se leggete il grassetto sopra, scoprirete che ad oggi per fattura elettronica si intende qualsiasi fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico!!! Cioè ? Vuoi vedere anche il PDF inviato ad esempio tramite la PEC ? Beh si, almeno fino a quando l’Agenzia delle Entrate non farà un’altra risoluzione dicendo : cari signori per me la fattura è elettronica solo se ha una firma digitale. Roba di non poco conto insomma poichè la distinzione è molto (moltissimo) rilevante ai fini della conservazione. Per esempio, la fattura creata in Pdf e trasmessa al destinatario per e-mail (anche PEC) si potrà considerare elettronica se il destinatario ha manifestato accettazione nel riceverla elettronicamente, mentre in caso contrario si dovrà considerare tale fattura semplicemente creata attraverso canali elettronici. Dunque nel primo caso, si dovrà procedere alla conservazione elettronica-sostitutiva, seguendo la procedura del dm 23 gennaio 2004, mentre nel secondo caso sarà possibile scegliere tra conservazione elettronica e conservazione cartacea. Infatti : il destinatario anche se riceve il documento-fattura per via elettronica, può decidere di stamparlo e conservarlo su carta (speriamo ovviamente che non lo faccia), in quanto la direttiva e la legge italiana di recepimento permettono di effettuare la conservazione tradizionale-analogica anche per le fatture create in formato elettronico. Ovviamente il mittente può decidere autonomamente di conservare le sue fatture elettronicamente (un pò come si diceva quando si parlava di fatturazione elettronica asimmetrica, vi ricordate?). Da notare inoltre come la legge dica espressamente che comunque la fattura elettronica deve garantire sempre i famosi “pilastri” dell”autenticità dell’origine, dell’integrità del contenuto e della leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. E per fare questo posso utilizzare : il controllo di gestione, la firma digitale o l’EDI, che sono appunto processi-strumenti tecnologici in grado di garantire quelle caratteristiche oggettive di cui sopra.

A questo punto urge da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale , l’approvazione delle nuove regole tecniche (o se non lo vogliono fare almeno dicano che rimarrà valida la vecchia e ottima delibera CNIPA 11/2004) che oramai sono in bozza da troppo tempo.

E per la PA ? Manca sempre il famoso decreto attuativo, ma se parte…..buona fatturazione elettronica a tutti:).

Basi di dati : si prevede in ambito PA che le singole pubbliche amministrazioni, seguendo le regole tecniche già previste dal decreto legislativo 82/2005 che tra le altre cose viene modificato in diversi punti, utilizzeranno basi di dati esclusivamente in forma  elettronica per la creazione e gestione di identità digitali e la diffusione di un documento digitale unico che comprenda sia la
carta d’identità, sia la tessera sanitaria. Basi di dati comuni anche per la costituzione del domicilio digitale per il cittadino e per le imprese, l’istituzione dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e dell’Archivio nazionale delle strade e dei numeri civici (ANSC). Dunque il cittadino avrà la facoltà di comunicare il proprio domicilio digitale..Alt…ma non lo abbiamo già visto con la CEC-PAC? Vediamo e speriamo se questa volta oltre a scriverlo su un decreto sia possibile applicarlo anche nella pratica grazie all’introduzione di piattaforme tecnologiche non solo interoperabili ma anche funzionanti a livello almeno nazionale.

Archivi Elettronici : si parla finalmente sempre per la PA locale e centrale, di archivi elettronici e della loro formazione documentale. Si sancisce infatti che le pubbliche amministrazioni possono creare e gestire documenti informatici (quelli intesi dal codice dell’ Amministrazione Digitale modificato dal 235/2010) per mezzo di formati idonei alla successiva conservazione e
con l’uso della firma digitale, qualificata ed elettronica avanzata( e oggi si parla molto di firma grafometrica – biometrica prima applicazione della FEA ) . Diventa dunque essenziale prevedere la conservazione sostitutiva per tutti questi documenti elettronici, ma non solamente perché si dovrà farlo per mezzo di standard interoperabili e riconosciuti e soprattutto attraverso sistemi
esclusivamente open e in ottica cloud, ma sopratttuto perchè si dovrà prevedere una conservazione infinita proprio per garantire il patrimonio storico che i documenti della PA rappresentano.

Contrassegno Elettronico : proprio in virtù di quanto detto prima, si prevede anche l’utilizzo del contrassegno elettronico per fornire al cittadino un copia analogica del documento digitale sottoscritto dalla PA. Tale decreto, pur confermando la possibilità di consegnare al cittadino un documento sottoscritto con la classica e “vecchia?” sottoscrizione analogica (firma autografa ) , grazie proprio alla disponibilità del contrassegno, di cui in verità il Digitpa aveva da tempo dato delle ottime indicazioni tecniche e normative, si potranno garantire validità legale e opponibilità a terzi a documenti che provengono da fonti esclusivamente digitali.

PEC : Il decreto modifica anche il CAD con l’introduzione dell’ indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) dove sarà obbligatoriamente indicato il rispettivo indirizzo PEC, che verrò utilizzato per la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché per lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti . Si dovrà fare attenzione nel garantire una certa interoperabilità tra i vari sistemi PEC, altrimenti si potrebbero creare assurde incompatibilità nell’invio delle PEC, come scritto in questo precedente articolo. Ma non solo, perché si dovrà anche garantire la conservazione delle PEC. Non dimentichiamoci infatti che la PEC è un documento informatico e in quanto tale deve essere conservato in maniera digitale, applicando le stesse regole previste per la conservazione sostitutiva. Sul perché conservare la PEC me lo dice non solo il codice civile che obbliga l’imprenditore a conservare qualsiasi corrispondenza inviata e ricevuta, ma anche la natura tecnica del documento PEC, che di fatto si crea e vive esclusivamente in ambito elettronico. Si potranno ad esempio prevedere procedure automatiche per conservare la PEC, semplificando il processo di conservazione  proprio perchè la PEC é già in possesso di una sottoscrizione elettronica.

Open Data : nel decreto si parla moltissimo di Open Data e per chi non ricordi cosa siano, ecco la definizione da Wikipedia : “I dati aperti, comunemente chiamati con il termine inglese open data anche nel contesto italiano, sono alcune tipologie di dati liberamente accessibili a tutti, privi di brevetti o altre forme di controllo che ne limitino la riproduzione e le cui restrizioni di copyright eventualmente si limitano ad obbligare di citare la fonte o al rilascio delle modifiche allo stesso modo. L’open data si richiama alla più ampia disciplina dell’open government, cioè una dottrina in base alla quale la pubblica amministrazione dovrebbe essere aperta ai cittadini, tanto in termini di trasparenza quanto di partecipazione diretta al processo decisionale, anche attraverso il ricorso alle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione; e ha alla base un’etica simile ad altri movimenti e comunità di sviluppo “open”, come l’open source, l’open access e l’open content.” Sono moltissime le città italiane che hanno già realizzato sistemi Open Data accessibili a tutti via Web, sulla loro importanza infatti non si discute, ma quello che servirebbe è ancora una volta uno standard unico per tutti gli Enti e le Pubbliche Amministrazioni che intendono utilizzare gli Open Data. Questa indicazione sarebbe dovuta arrivare dal Decreto, ma manca completamente una linea guida, anche se la nuova Agenzia Digitale pe l’Italia potrebbe in un secondo momento definire standard e piattaforme.

Open Source e Cloud : anche in questo caso viene modificato il CAD indicando che le PA dovranno acquisire software e piattaforme Open Source, sia per garantire l’interoperabilità sia per ridurre le spese di licenze software. Ma non solo Open Source, anche Cloud. E sul Cloud sappiamo bene quanto sia essenziale e innovativo, soprattutto per le Pubbliche Amministrazioni, visto che il mondo aziendale sta piano piano implementando soluzioni sulla nuvola. A tal proposito vi invito a leggere un mio vecchio post sul legame tra la conservazione sostitutiva e il cloud.

Scuola Digitale : il mondo universitario e quello scolastico potranno dunque implementare soluzioni digitali per la fruizione e la condivisione di contenuti didattici per mezzo di dispositivi elettronici. Anche su questo si è creato un dibattito molto accesso su chi non vede di buon occhio l’introduzione di queste tecnologie e chi invece non vedeva l’ora. Io personalmente ritengo che una non esclude l’altra, anzi è assolutamente consigliabile oltre che possibile, abbinare il modus operandi classico di fare scuola, unito alla presenza di contenuti e dispositivi digitali, che a parere di chi scrive possono solo aumentare la conoscenza e l’apprendimento scolastico.
FSE e Cartella Clinica Elettronica : il decreto non fa altro in questo caso che ribadire l’introduzione del Fascicolo Sanitario  Elettronico e della Cartella Clinica Elettronica, indicando che sarà il singolo cittadino-paziente che deciderà tramite consenso informativo quali dati potranno essere gestiti e conservati nel FSE. Ovviamente anche in questo caso si dovranno utilizzare opportune metodologie e adeguati processi di conservazione digitale della documentazione sanitaria e clinica. Su questo alcune
Regioni hanno già emanato regole tecniche e indicazioni precise sulla conservazione della cartella clinica digitale, come ad esempio la Regione Lombardia, ma senza dover aspettare le altre Regioni, si può (anni si deve) già da subito pensare ad una gestione completamente informatica della cartella clinica. Su questo argomento molto importante a breve scriverò un articolo dedicato.
Appalti Pubblici Digitali : interessante novità per i contratti negli appalti pubblici, in quando il decreto preve inoltre che “il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione
aggiudicatrice o mediante scrittura privata”. Di fatto l’atto pubblico notarile informatico era stato inserito nella legislazione italiana già da tempo, ma vedere una sua applicazione pratica ovviamente è tutt’altra cosa.
Ci sono ovviamente tante altre novità da segnalare all’ interno del decreto, come ad esempio i pagamenti elettronici verso la PA, o la Carta dei Diritti per garantire a tutti i cittadini un accesso al Web, o ancora le novità digitali e l’uso della PEC nelle attività di controllo e notifiche della Corte dei Conti, etc, ma quello che risulterà fondamentale per realizzare nella pratica tutti questi bei
propositi dell’ Agenda Digitale, sarà appunto garantire la conservazione, l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità dei documenti informatici gestiti. E non solo ovviamente per i documenti, ma anche per le singole informazioni (record) digitali che dovranno essere archiviate e conservate. E su questo DigitPA (o Agenda Digitale per l’Italia come si chiama adesso) non potrà ritardare di molto le pubblicazioni delle nuove regole tecniche in materia di conservazione sostitutiva oggi in bozza. Perchè alla fine non si deve assolutamente dimenticare che dobbiamo rendere il mondo digitale  sicuro e certo come quello “passato e vecchio” della carta, anzi con alcuni evidenti vantaggi in più. Quindi il mercato ha tanto da lavorare e da proporre sia al mondo delle imprese sia a quello della PA.

Io ovviamente sarò presente con il mio intervento sulla conservazione sostitutiva. E’ possibile consultare il programma a questo link , con la semplice registrazione per partecipare all’evento.

Quello che è certo è che gli attuali tempi di decorrenza indicati dal decreto, sono 12 mesi per i ministeri e 24 per le PA.

Dunque diventerà obbligatorio per le PA strutturare processi di dematerializzazione cartacea e tutti gli Enti Pubblici dovranno accettare esclusivamente fatture in formato elettronico. Lo standard per lo scambio sarà l XML su canale Sogei (vuoi vedere ora che torna di moda l’UBL 20 ???) mentre per i dati della fattura abbiamo sempre i soliti noti, ovvero l’identificativo fiscale, il progressivo, il numero di trasmissione e il codice della PA.

Come sapete questa “manovra” permetterà di risparmiare diversi miliardi di euro, ora resta da capire quali saranno le regole tecniche e soprattutto come le PA digitalizzeranno i proprio processi eternementi cartacei.

Ah dimenticavo ….e poi c’è la questione Open Source che come sapete è di fatto un obbligo per la PA locale e centrale.

Fosse solo la firma grafometrica!!, invece si creano problematiche anche per il mondo della conservazione sostitutiva e di tutto quello che riguarda il digitale e ultimamente anche per quello sanitario. Non voglio entrare nel merito delle leggi, ma preferisco farvi notare quanto siamo sciocchi delle volte a criticare tecnologie che per le aziende devono e possono essere delle soluzioni per uscire dalla crisi o per migliorare i proprio processi aziendali e quindi avere anche un vantaggio competitivo.

Da dove iniziamo ? Beh ….dalla conservazione. Rifletteteci un attimo : cosa facciamo per conservare le fatture in carta e cosa facciamo per conservare le fatture in digitale. L’immagine seguente che illustra sinteticamente un processo di conservazione è significativa :

Ma perchè c’è una differenza così evidente ? Perchè il digitale è bello, è simpatico, fa risparmiare e migliora i processi, ma deve anche garantire : affidabilità, sicurezza, certezza, integrità, immodificabilità, qualità, etc… E carissimi lettori sembrerà strano, ma per fare questo con un PDF ci vogliono una serie di metodologie ben definite e precise (e c’è pure la legge di mezzo), mentre per un foglio di carta…basta…toh..stamparlo. A questo punto sono certo che qualcuno di voi penserà che sto facendo una critica al mondo del digitale. Alt! Assolutamente no! Il problema semmai è che c’è sempre qualcuno che vuole complicare quello che sembra complicato, ma che in verità non lo è. Pensate alla sola firma digitale su una fattura. E’ vero che dopo dobbiamo applicare tutto un processo di conservazione sostitutiva, ma volete mettere questi vantaggi a confronto con una conservazione analogica ? : i backup dei miei archivi digitali si fanno in meno di 2 minuti e non li perdo; posso trovare quella singola fattura in meno di 2 secondi; posso esibire alla autorità competenti quella fattura in modo veloce, sicuro ed efficace; posso digitalizzare i processi dell’azienda; posso risparmiare sui costo di stampa, stoccaggio e archivio; posso dialogare con la PA; posso avere un evidente vantaggio competitivo e potremmo continuare ancora.

E allora è difficile fare conservazione sostitutiva ? Assolutamente no! E basta con i pessimismi e gli annunci che la conservazione digitale è complicata e ancora sento qualcuno dire “non la farò mai perchè è quasi impossibile”. Cari signori non avete scuse e se leggete o sentire dire da qualcuno che oggi la legge italiana non permette di dematerializzare, o che poi il giudice chissà se accetta… o che poi chissà cosa dice l’agenzia delle entrate o ancora che le regole  non sono chiare, rispondetegli questo : “caro scocciatore, le aziende hanno bisogno di soluzioni, non di complicazioni” Non sto dicendo che non ci sia bisogno di validare i processi, ovviamente c’è sempre bisogno di controllo e che i processi siano rispondenti alle regole tecniche, agli standard e alle leggi italiane, ma per fare questo vi assicuro che non bisogna andare su Marte. Certamente i processi di dematerializzazione hanno la necessità di essere analizzati, studiati, recepiti e”messi in opera” e lo si può fare grazie ad un consulente o grazie ad una o più risorse interne volenterose e competenti che decidono da quel momento in poi di essere anche Responsabili della Conservazione Sostitutiva. Ammetto che tutto questo non è immediato rispetto ad altri processi, ma sempre di processi parliamo. E i processi sono le fondamenta delle aziende e quindi li sanno gestire, li conoscono e quando serve li sanno anche modificare. Quindi su, non è difficile!

E ora arriviamo alla firma grafometrica. Senza tanti giri di parole, vi faccio subito un esempio pratico : avete mai visto come firmano ad esempio i medici e gli infermieri nei confusionari corridoi delle cliniche, ospedali e ambulatori ? Io si e al 99% dei casi firmano con uno schizzo (graffio) su un foglio di carta. Volete mettere la sicurezza di firmare su un tablet che misura da solo e in automatico : la pressione, la velocità e  l’accelerazione ? Chiedetelo voi ad un perito calligrafico se è più facile analizzare una firma su un foglio di carta o su un tablet. La risposta la conosciamo tutti quanti. Ma c’è sempre qualcuno che ancora si ostina a trovare difficoltà e a dire che la firma grafometrica è “ancora non matura” . A questi ,di nuovo scocciatori,  farei notare una piccola grande verità : se una persona vi vuole fregare nel firmare un contratto, vi fregherà comunque. Sia che si parli di carta sia che si parli di tavoletta digitale. Sapete come ? Semplice, invece di firmare ad esempio con la mano destra che ha sempre utilizzato, firmerà quel contratto con la mano sinistra. E voi ovviamente non sapete se quella persona è mancina o destrorsa. Il buon perito e il buon giudice per valutare quella firma dovranno rifarsi ad altri documenti firmati da quella persona per valutare il disconoscimento o meno. Quindi la morale della favola è : digitalizzate! e non vi fate trip mentali per conservare un documento informatico. Voi cosa ne pensate ?

Dimentichiamoci degli alberi, la carta sta uccidendo il nostro business!

Curiosamente, all’odierna onnipresenza della tecnologia per gestire le informazioni digitali, fa riscontro un corrispondente “insolito” aumento dell’uso della carta. Anche se al giorno d’oggi abbiamo accesso, grazie alla tecnologia, a molte più informazioni che in passato, abbiamo ancora e sempre bisogno di stamparle. Questo ci dicono gli incrementi quasi lineari dell’aumento del consumo di carta negli ultimi decenni. E’ come se per dare un senso a quello che leggiamo (leggere, capire ed elaborare), si debba per forza passare attraverso la carta stampata.

Qualche giorno fa sono andato a modificare (soltanto modificare!)  le condizioni del conto in banca; non ho contato le firme che ho dovuto apporre su vari fogli di carta che mi venivano proposti, ma sono state veramente tante, e alla fine il mio fasciscolo ha superato abbondanetemente il centimetro di spessore. Guardando la scrivania della mia efficiente interlocutrice, a giudicare dai cumuli di fascicoli (ne ho contati quattro) appoggiati in maniera ordinata sulla sua scrivania, “copia più o meno conforme” di un’altra decina di scrivanie disposte nell’open space in cui ci trovavamo, mi è sorta spontanea la domanda: “ma non vi sentite affogare con tutta questa carta?”. La risposta, “questa che vede è solo la minima parte”, mi ha lasciato intendere che il paperless office, forse, in alcuni contesti, è ancora di là da venire.

La carta continua ad essere un mezzo straordinario. Leggero e flessibile, ad alta risoluzione, supporta migliaia di caratteri, può presentare illustrazioni sia in bianco e nero che a colori, e il suo alto livello di contrasto rende tutto molto facile da leggere. Chi “usa” i documenti cartacei, è in grado di ottenere da questi una grande quantità di informazioni paralinguistiche: il layout può indicare caratteristiche di qualità o estetica, il modo in cui è suddiviso, disposto e distribuito il testo può contribuire a mostrare immediatamente la complessità di un documento, così come lo spessore di un libro o di un report forniscono indicazioni sul suo contenuto. Le caratteristiche “ipertestuali” dei libri, con sommari, note e indici, li rendono ideali per letture non lineari. Ed inoltre  i libri/documenti fanno anche un buon odore!

Ma la carta costa, ed ucciderà il nostro business!

Le aziende stanno sempre più rendendosi conto che riducendo la presenza della carta nel loro ciclo di vita, questa riduzione non torna solo utile per qualificarsi come “impresa socialmente responsabile“, ma i risparmi sono effettivi e garantiscono al tempo stesso, velocità e recupero di produttività. L’eliminazione/riduzione della carta in azienda porta alla immediata eliminazione/compressione dei costi derivanti da (foto)copia, stampa, spedizione, conservazione e smaltimento, nonchè ricerca.

I risparmi possono arrivare anche fino a 30 volte il costo di acquisto! In altre termini, una risma di carta che costa 4,00 euro (valore medio) può arrivare a costare fino a € 120, senza considerare tutto il lavoro di gestione della stessa, che comprende l’attività dedicata all’acquisto della carta, al fotocopiarla, al distribuirla, al recuperare la carta stampata dalla stampante, applicarvi una o più firme, portarla al fax, collocarla in una busta, affrancarla, archiviarla e se ci serve una copia elettronica, fare una scansione del documento cartaceo. E ci fermiamo qui, senza spingerci a considerare i costi di casi limite, quali quello dei “camminatori siciliani” (il ruolo dell’impiegato della Regione Sicilia con il compito di “trasferire i documenti”).

Il costo della carta in azienda, indipendentemente dalle dimensioni, è molto probabile che sia molto di più rispetto alle stime aziendali, se esistenti (sigh!). Calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) della “carta” in azienda, non può prescinedere dal considerare attentamente, come abbiamo visto anche in passato in “Facciamo due conti“, elementi di costo sia diretti che indiretti.

Allora, per un attimo, lasciamo perdere l’ambiente e pensiamo invece a noi stessi e al nostro business, e se a qualcuno fosse sfuggito, o se lo fosse dimenticato, è il caso di ribadirgli il concetto che …

… la paperless company migliora realmente e concretamente la nostra competitività!

 

(10) Le fatture devono corrispondere a cessioni o prestazioni
realmente effettuate e occorre assicurarne l’autenticità,
integrità e leggibilità. I controlli di gestione possono es­
sere utilizzati per creare piste di controllo affidabili tra
fatture e cessioni o prestazioni, assicurando in tal modo
che qualsiasi fattura (sia essa cartacea o elettronica) sod­
disfi tali requisiti.

Articolo 233
1. L’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la
leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica,
sono assicurate dal momento dell’emissione fino al termine
del periodo di archiviazione della fattura.
Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare
l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggi­
bilità della fattura. Ciò può essere realizzato attraverso con­
trolli di gestione che creino una pista di controllo affidabile
tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di
servizi.

2. Oltre al tipo di controlli di gestione descritto nel
paragrafo 1, costituiscono esempi di tecnologie che assicu­
rano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di
una fattura elettronica:
a) la firma elettronica avanzata ai sensi dell’articolo 2,
punto 2, della direttiva 1999/93/CE del Parlamento eu­
ropeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad
un quadro comunitario per le firme elettroniche (*), ba­
sata su un certificato qualificato e creata mediante un
dispositivo per la creazione di una firma sicura ai sensi
dell’articolo 2, punti 6 e 10, della direttiva 1999/93/CE;
b) la trasmissione elettronica di dati (EDI) quale definita
all’articolo 2 dell’allegato 1 della raccomandazione
1994/820/CE della Commissione, del 19 ottobre 1994,
relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettro­
nica di dati (**), qualora l’accordo per questa trasmis­
sione preveda l’uso di procedure che garantiscano l’au­
tenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Vi sarete certamente accorti che ho evidenziato in grassetto alcune frasi davvero importanti. E leggendo bene le definizioni di cui sopra, si può comprendere che dal 1 Gennaio 2013, la fattura elettronica sarà tale anche senza una sottoscrizione elettronica, ma basterà che alla fattura sarà applicato un processo detto appunto controllo di gestione. Cioè stiamo dicendo che oltre alla firma digitale, alla firma elettronica avanzata e all’ EDI, posso conservare in digitale anche una fattura priva di firma.

Ma cos’è un controllo di gestione ?

Una domanda da un milione di dollari. Si, perchè il controllo di gestione può essere tutto e può essere anche niente. Lascio a voi la definizione dalla solita Wikipedia o dall’enorme materiale che è reperibile in rete. Vorrei invece concentrarmi su cosa vuol dire controllo di gestione in ambito contabile-amministrativo. Iniziamo da un punto preciso : il controllo di gestione è un processo interno all’azienda X e ogni azienda ha il suo personale controllo di gestione. Non esiste un controllo di gestione unico per tutti e questo significa già che non avremo delle linee guide certe per capire come attuare un processo del genere per generare correttamente una fattura elettronica e soprattutto per gestirla prima di inviarla in conservazione. Certamente dei processi interni contabili-amministrativi  organizzati e strutturati con sistemi gestionali integrati già funzionanti in quasi tutte le realtà aziendali, possono essere un buon punto di partenza per definire cosa fa e come è fatto un controllo di gestione. Le aziende che hanno dunque nei propri sistemi informativi-contabili solide soluzioni ERP per la parte relativa alla fatturazione e contabilità, potranno raggiungere con poche difficoltà un adeguato controllo di gestione in grado di validare i requisiti e le proprietà richieste dalla direttiva europea per attuare la tanto amata fatturazione elettronica. E tutto questo con poche difficoltà, a patto che ad esempio un sistema ERP certificato e validato ovviamente sia perfettamente  integrato con efficienti ed efficaci soluzioni di gestione elettronica documentale. Se si pensa che basta un sistema ERP e qualche buon processo per avere la fattura elettronica, è assolutamente sbagliato. Senza un processo, anche questo validato, di gestione elettronica documentale non si potrà attuare alcuna fatturazione elettronica.

Il controllo di gestione è una “cosa vecchia del business” , basti pensare che è stato introdotto tempo fa anche nella PA, si veda ad esempio il progetto CO.RI.GE di Digitpa a questo link. Quindi il controllo di gestione sarebbe anche uno strumento già pronto nel momento in cui ci sarà il “benedetto” decreto attuativo delle legge 2008 che obbliga la fatturazione elettronica nei confronti della PA.  Quello che resta da capire è come si possano attuare efficacemente processi idonei a gestire una fattura elettronica senza firma, visto che non esiste uno standard o una certificazione da seguire. Di certo l’intento della Comunità Europea è quello di facilitare processi di dematerializzazione e appunto di fatturazione elettronica, evitando di complicare ulteriormente i processi aziendali. Anche se devo dirvi la verità, sinceramente io non vedo problemi insormontabili nel gestire una fattura-documento con una sottoscrizione elettronica e che garantisca l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggi­bilità della fattura . E voi cosa ne pensate ?

Dunque non riporterò ogni singolo articolo, ma solo le novità che ritengo più importanti.

Iniziamo da : il Fascicolo Sanitario Elettronico, Cartella Clinica Elettronica e Ricetta Digitale.

Devo dire che la possibilità di dematerializzare completamente la ricetta medica digitale,  è una bella idea ed anche una novità. Il Decreto indica anche le tempistiche per digitalizzare la ricetta : il 60% delle ricette per l’anno 2013, l’80% per l’anno 2014 e il 90% nel 2015. L’obiettivo principale è ovviamente in questo caso duplice : da un lato c’è un risparmio effettivo di costi (e che costi!) di diversi miliardi di euro e dall’altro lato il monitoraggio della spesa sanitaria e dunque un maggiore controllo sulle prescrizioni mediche. Beh un bel passo in avanti , anche se i tempi di attuazione non saranno ovviamente velocissimi. Invece sulla cartella clinica elettronica e sul fascicolo sanitario elettronico, non ci sono particolari novità (è tanto che se ne parla e ci sono già diverse Regioni che stanno gestendo tutta la documentazione sanitaria in digitale), se non la definizione completa e precisa delle normativa che riguarda appunto le funzionalità della cartella clinica in digitale. Inoltre il decreto accenna anche alla definizione del fascicolo sanitario elettronico : “insieme di dati e documenti digitali di tipo sanitario e sociosanitario generati da eventi clinici presenti e trascorsi riferibili all’assistito”. Cioè ? Tutta la documentazione sanitaria di un paziente ! E’ importante anche sottolineare che si parla non solo di documenti , ma di dati. Questo implica che anche i dati (come ho sempre sostenuto) devono e dovranno essere conservati in maniera digitale secondo logiche proprie e complesse rispetto a quelle della conservazione dei documenti. Su questo farò un articolo a parte, perchè c’è effettivamente tanto da dire e da analizzare. Un pensiero che mi viene subito da scrivere ad esempio è questo : nella definizione si parla anche di eventi clinici che certamente produrranno documenti e dati. Dunque si dovrà anche conservare a norma l’evento elettronico in sè per dimostrare successivamente chi, cosa, quando e perchè ha generato quell’evento e i suoi dati associati (non solo software dunque!).

Ma andiamo avanti, e passiamo alla : Carta d’identità unificata

Nel 2014 si arriverà all’unificazione della carta d’identità elettronica con la tessera sanitaria per ogni cittadino. E sarà gratuita. Mah, su questa novità non è che abbia fatto salti di gioia. Mi ricorda tanto la vecchia, innovativa e cara CNS, La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) , “famosa” smart card per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione su tutto il territorio nazionale. Tra l’altro in questa carta d’identità unificata digitale non mi pare di capire che possa essere inserito anche un certificato di firma, dunque mi sembra un passo indietro. L’unificazione è sicuramente una buona cosa, ma se poi manca di interoperabilità, ci faccio poco.

Ma tiriamoci su, parlando di : Scuola Digitale e Fascicolo Universitario

Dall’anno accademico 2013/2014 sarà prevista per tutte le Università statali l’istituzione del fascicolo elettronico dello studente, che conterrà tutti i documenti, gli atti e i dati inerenti la carriera dello studente, fino al conseguimento del titolo. E sempre dal 2013/2014 nelle scuole partiranno gli e-book, che si affiancheranno ai libri di testo. E un’altra buona idea è che le lezioni potranno ufficialmente essere seguite anche in modalità e-learning. Su questi argomenti, sono molto sensibile. Venendo dal mondo universitario, mi sono sempre chiesto perchè girando per gli Atenei, vedevo solo un mare di carta, quando i professori ci parlavano invece dell’importanza del digitale. Strumenti come l’e-book ad esempio inseriti nelle scuole, danno sicuramente l’opportunità di aumentare l’insegnamento scolastico che molto spesso diventa piatto sui libri di testo. E poi non dimentichiamoci che i ragazzi di oggi, sono dei nativi digitali e apprezzeranno sicuramente. Sul fascicolo universitario invece di dovranno realizzare e gestire applicazioni ad hoc, resta da capire se sarà opera pia delle stesse università o di aziende private.

E concludiamo con : la PEC , forse stavolta ci siamo

Come sappiamo esiste attualmente l’obbligo di PEC per le società, questa volta il Decreto estende tale obbligo anche per le imprese individuali. Cioè praticamente si obbliga l’uso della PEC a tutta la rete aziendale nazionale. E per fare questo si sarà tempo fino al 31 Dicembre 2013. Si obbligano anche tutte le aziende all’utilizzo della firma digitale con i rapporti con il Registro delle Imprese. Questo di per sè, consente un abbattimento di costi e della burocrazia per quando concerne le comunicazioni aziende ed enti e aziende e PA. Infatti è per questo motivo principale che il Decreto parla di Indice Nazionale degli Indirizzi PEC. La prima implicazione di questo intervento ? Beh, così come lo era per le società, ora tutti dovranno conservare obbligatoriamente la PEC in modo digitale. Non dimentichiamoci che la PEC è un documento-dato informatico e dunque come tale deve essere conservato in maniera elettronica. La domanda è ? Quanti conserveranno la PEC adeguatamente? Non dimentichiamoci che conservare documenti inerenti l’azienda, ha anche un risvolto dal punto di vista del codice civile!

Conclusi, ma non finisce qui

Da questo piccolissimo “viaggio digitale” possiamo fare delle riflessioni conclusive : finalmente si parla almeno di Agenda Digitale e il decreto è sicuramente uno spunto per partire. Non stiamo certamente “Trasformando l’Italia” come ha detto il nostro Presidente del Consiglio ( e in effetti non mi ritrovo in questa affermazione), ma almeno è un buon inizio. Avrei preferito che si parlasse di fatturazione elettronica, anche in conformità di quanto già espresso dall’Europa con la CE/45/2010 che verrà recepita nel 2013, ma se consideriamo che si sono anche stanziati 1,5 milioni di euro dal 2013 per l’adeguamento dei sistemi informativi e hardware degli uffici giudiziari per la giustizia (finalmente! e incredibilmente!) telematica, possiamo vedere il bicchiere mezzo pieno.

Resterà da capire con quali standard, con quali processi e quali strumenti software si potranno effettivamente realizzare queste buone proposizioni. Di sicuro, ci sarà bisogno di : interoperabilità, efficacia, efficienza e sicurezza. Insomma , facile facile:).