Le 7 domande che devi assolutamente porti quando pensi alla Digitalizzazione, Conservazione e Fatturazione Elettronica

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Le 7 Domande che devi porti quando pensi alla Digitalizzazione, Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica
Le 7 Domande che devi porti quando pensi alla Digitalizzazione, Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica

Quando ho pensato di fare il Tour, avevo in mente l’idea di portare la mia visione della Digitalizzazione A Norma basata sul mio Metodo che avrebbe fatto pensare ai partecipanti ad una metodologia diversa rispetto a quello che facevano nel rendere la propria azienda ed il proprio lavoro paperless, ma mai mi sarei aspettato di trovare tanti imprenditori, professionisti e dirigenti pubblici letteralmente sorpresi da quello che ho presentato al Tour.

E non parlo di un nuovo fichissimo software, di tecnologie o di un nuovo standard, bensì della metodologia e dell’approccio che bisognerebbe avere quando si pensa ai propri processi aziendali privi di carta e digitalizzati.

Ma Partiamo dall’inizio. Cercherò di spiegarti cosa intendo.

Il problema che ho riscontrato maggiormente nel Tour è che purtroppo quello che il mercato ti racconta non è precisamente corretto. O meglio, parte da un approccio completamente sbagliato. Ti dicono in pratica che devi buttare via la carta e che devi comprarti un software per farlo o un servizio che ti conserva ad esempio in digitale i tuoi documenti.

Non è assolutamente così. Dimenticano una cosa fondamentale : il processo. O meglio, che tutto è governato dal processo. Tutti i tuoi documenti, tutte le tue informazioni e tutto quello che gestisci in azienda è in realtà un processo.

E i processi vengono digitalizzati a reingegnerizzati partendo dall’analisi di questi processi, non certo partendo dai documenti che producono e dai software che gestisci o che ti dicono di comprare.

Se non hai ancora digitalizzato i tuoi processi aziendali, dematerializzando appunto processi e non soltanto stupidamente documenti, ti manca un pezzo. E ti manca un pezzo importante, perché la digitalizzazione dei tuoi processi aziendali parte proprio da li e non dai documenti o dalle tecnologie che andrai ad utilizzare.

Al Tour ho incontrato tanta gente che probabilmente la pensa come te o si trova in questa situazione : stai pensando che dovresti dematerializzare la carta che ti circonda oppure vuoi capire come fare per migliorare i tuoi processi aziendali per renderli più efficienti, più efficaci e più veloci senza l’uso di carta in ufficio, ma non sai da dove partire. O peggio, se sei partito dal digitalizzare i tuoi documenti, molto probabilmente ti rendi conto che l’unico vantaggio che hai avuto fin ora è stato quello di buttare via la carta, ma non hai reso il tuo processo migliore, allora sei nella situazione peggiore possibile.

Ed in questa situazione abbiamo un problema grave.

Il fatto è che la colpa non è tua, ritorno a dirlo, il problema è che fin ora ti hanno raccontato che dovevi fare esattamente così : scansionare oppure creare documenti nativi in PDF , comprare il software per fare gestione elettronica documentale, comprare il software X, comprare questo e quell’altro, oppure conservare a norma PDF o fare fatturazione elettronica partendo dal file XML che devi generare, oppure ti hanno detto ancora che dematerializzare significa semplicemente non produrre carta e ti hanno detto che devi partire dal comprare una licenza.

E il processo ? E’ stato reingegnerizzato ? Hai fatto un piano di digitalizzazione ? Ne dubito.

In realtà le cose non stanno così, perché è evidente che se il lavoro che facevi prima con la carta è lo stesso che fai ora con il documento informatico, allora c’è un problema grosso come una casa. Ma anche se stai facendo delle cose diverse, le 7 domande che devi porti sono queste :

1) Il tuo processo è cambiato esponenzialmente in meglio ?

2) Lavori quindi molto ma molto meglio rispetto a prima ?

3) Hai il controllo totale del tuo processo ?

4) Sei più efficiente ?

5) Sei più efficace ?

6) Sei più agile ?

7) Hai digitalizzato in modo da non produrre più carta ?

Queste sono le domande a cui devi dare risposte nette.

Non ci sono risposte :  forse, penso di si, potrei, etc..

Sai perché il Tour è piaciuto così tanto ? (Sul Mio profilo Facebook trovi numerose testimonianze e anche sotto a questo articolo puoi trovare alcune testimonianze di chi è venuto e si è portato un valore a casa)

Perché ho raccontato step by step quello che invece dovresti fare per Digitalizzare i tuoi processi di Business. E per farlo dovresti reigegnerizzarli.

Dovresti in pratica fare in modo che il lavoro che facevi prima con la carta, sia assolutamente migliore, più efficiente e più efficace ora che hai un documento informatico nel mezzo del tuo processo.

E per farlo non basta sostituire la carta con un PDF.

No!

Assolutamente no e no!

Dovresti invece digitalizzare il tuo processo e reingegnerizzarlo, facendo in modo che se prima facevi le attività A. B. C e D, ora grazie al documento informatico fai A.B e C.

Altrimenti non serve a nulla Digitalizzarti.

Il vero senso della Digitalizzazione , della Gestione Elettronica Documentale e della Conservazione Digitale e della Fatturazione Elettronica, è appunto quello di darti una serie di vantaggi in termini di processo, per farti risparmiare più soldi, farti sentire più sicuro, avere un controllo migliore e avere più efficienza e più efficacia.

Non è quello di liberarti della carta.

Nel Tour è stato dimostrato questo. E l ho fatto grazie anche a ciascuno dei partecipanti che hanno condiviso le loro paure, i loro dubbi e i loro problemi.

Ed ho parlato prima del processo e della sua dematerializzazione e poi dopo ho fatto vedere le nostre soluzioni web in cloud evolute che aiutano a raggiungere questo risultato. Ma perché sono gli strumenti che servono per raggiungere l’obiettivo che si è già disegnato e reingegnerizzato. Non prima, mai prima.

Infatti, ogni volta che un nostro cliente compra il servizio di conservazione sostitutiva o digitale e quello di fatturazione elettronica, ha sempre gratuitamente incluso il DM7, che è il nostro repository documentale evoluto che permette di dematerializzare e digitalizzare i processi e non soltanto i documenti.

L’anno prossimo il Tour ripartirà e grazie all’esperienza che ho avuto in queste quattro date del Tour, sono già pronto con dei nuovi materiali e già pronto per aumentare ancora di più il fuoco della mia visione con casi ancora più pratici, più diretti e dandoti idea di cosa vuol dire dematerializzare processi e non soltanto documenti.

Se ti sei perso il Tour , potrai partecipare l’anno prossimo, ma intanto ti consiglio di scaricare il Report Speciale che ti spiega passo passo cosa vuol dire digitalizzare i processi e come li puoi dematerializzare in modo pratico, facile e veloce. Basta che clicchi qui.

Che il Digitale sia Con Te

Un caro saluto

Nicola.

Ecco alcune testimonianze del Tour :

Alcune Testimonianze Tour :

GIORGIO STOCCO, CONSULENTE

Al tour mi è piaciuta:

L’atmosfera cordiale e la piacevole comunicazione che mi hanno messo subito a mio agio stemperando la tensione tipica di quando ci si appresta ad ascoltare per oltre due ore, argomenti che suscitano contemporaneamente perplessità e curiosità.

L’ampiezza della analisi del problema ha saputo evidenziare le caratteristiche dei versanti organizzativi, operativi, normativi e legislativi, tecnologici, ed è stata magistralmente condotta per dimostrare che è disponibile la competenza e l’esperienza di un metodo in grado di supportare chiunque condivida la filosofia presentata.

La concretezza con la quale è stata contestualizzata la problematica ha evidenziato chiaramente le motivazioni culturali che stanno alla base della diffusa errata concezione della digitalizzazione e conservazione documentale concepita come il pdf archiviato con una marca temporale, stimolandone il desiderio del superamento.

L’efficacia della presentazione della multiformità e pervasività del documento informatico nella dinamica del business di un’azienda, documentata nelle diverse forme e contenitori, dimostrando che non deve essere gestita privilegiando la sola fruibilità degli oggetti ma anche il loro consolidamento in termini di sicurezza, integrità, univocità, conservazione nel tempo, ecc.

Mi sono portato a casa:

La nuova visione che la metodologia di applicazione presentata, circa la dematerializzazione dei flussi informativi (record) e non solo dei documenti (contenitori) implementata a seguito della dematerializzazione dei processi, rappresenti una sfidante ma reale proposta al mercato delle PMI di una inevitabile e utile soluzione per fare meglio business ed essere conformi.

Il desidero di conoscere la roadmap del metodo per verificare e migliorare la mia capacità di BPR  in un contesto di processi di business da digitalizzare.

 

RICCARDO SALOMON, DIRIGENTE COMUNE DI ROVIGO

Del tour mi è piaciuto di più il modo il tono leggero ma incisivo con cui affronti i temi e porti degli esempi concreti di dematerializzazione.

Ciò che mi sono portato a casa è qualche idea su come dematerializzare alcuni processi nel mio ente, ma soprattutto l’approccio sistemico con cui occorre affrontare l’argomento: studiare e capire il processo, schematizzarlo in un diagramma e cambiare i vari passaggi per ottenere il risultato voluto.

 

LUCIA BENETTI, STUDIO COMMERCIALISTA

Ciao Nicola,

devo farti veramente i complimenti per l’impostazione che hai dato al Tour. Cosa mi è piaciuto, beh sicuramente l’esposizione del tema. Si vede la passione e quindi la competenza che sono elementi necessari per trasmettere la conoscenza. A differenza di altri incontri il Tour, con il suo taglio pratico, è riuscito a inquadrare il nocciolo della questione e cioè la reingegnerizzazione dei processi e in sostanza dell’attività, e quindi ripensare, in chiave digitale, tutte l’operatività aziendale. Quindi un lavoro che, se preso per il verso giusto, è anche entusiasmante, ma che richiede tempo, che non c’è, e un cambio culturale non semplicissimo da attuare, ma che è necessario fare se si vuole continuare ad esistere.

Cosa mi sono portato a casa, sicuramente una spinta positiva nell’approcciare la tematica  della digitalizzazione, un po’ più di chiarezza su quelli che sono gli obiettivi da perseguire e le strategie che bisogna porre in essere. Certamente c’è tanta strada da fare e velocemente ( e pensa che non sono ancora riuscito a rivedere il materiale del terzo modulo del Tuo corso) e quindi speriamo di avere fiato a sufficienza per stare al passo.

Ti saluto calorosamente e un grazie di cuore a Te e al Tuo Staff.

 

ENRICO BALDELLI, PRESIDENTE ISI

Cosa mi e’ piaciuto piu’ del tour? L’approccio pragmatico compreso la fornitura del pacco.

Cosa ti sei portato a casa? Digitalizzazione non e’ installare un prodotto e lasciare le procedure come sono,  ma cambiare il processo e sfruttare così le opportunita’ della tecnologia.

 

DAVIDE RIEFOLO, CONSULENTE GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE

Ciao caro Nicola,

ribadisco che è stato un piacere ed un onore ascoltarti nella tappa di Salerno del tuo tour. Posso confermare che, nonostante io sia venuto da Matera in auto per incontrarti, è stata una giornata soddisfacente, piacevole, ma, soprattutto, costruttiva.

Sei riuscito effettivamente a farmi capire tanti concetti, per me ancora confusionali ,che vertono sull’importanza di dematerializzare i processi piuttosto che i singoli documenti e tutti i vantaggi che ne derivano, ma sopratutto mi sono portato a casa un diktat sacro: non è l’uomo che deve adeguarsi al software, ma il contrario.

Che dire posso solo dire grazie. Mi auguro di rincontrarti presto, infatti aspetto con ansia il tuo tour del 2018…Nel frattempo continuerò a seguirti e mi riservo di contattarti non appena ne capiterà l’occasione.

Buon lavoro ed un caloroso saluto Nicola.

Continua così perché sei un esempio per chi, come me, è innamorato del digitale e di tutto ciò che è innovazione, ma è sfiduciato nei confronti delle Istituzioni non abbastanza “pronte” per abbracciare il cambiamento.

Ancora grazie ed a presto.

Davide.

GIAMPIERO VALTERIO , IMPRENDITORE

Buongiorno Savino,

mi congratulo per lo spessore del Tour, ma sopratutto con Te, x la passione e la forza che hai saputo trasmetterci nella presentazione dei concetti e di una filosofia che non solo abbraccia la problematica della Digitalizzazione ma che ci ha reso tutti più ricchi anche sul piano personale.

Un Saluto con affetto.

PAOLO DE FRANCESCHI, IMPRENDITORE

Nicola, ho apprezzato molto la tua capacità e perspicace determinazione di generare consapevolezza nell’utilizzo della tecnologia passando prima di tutto nella mappatura dei processi: SEI SULLA STRADA GIUSTA ! Da tempo sostengo che L’AUTOMAZIONE ORGANIZZATIVA, E’ COMPLESSA, MA NECESSARIA, ESSA PREVEDE ATTIVITÀ DI REVISIONE E RIPROGETTAZIONE DEI MODELLI AZIENDALI; PER INDIVIDUARE, INDIRIZZARE, MISURARE E MIGLIORARE I NECESSARI SERVIZI AL BUSINESS. L’UTILIZZO APPROPRIATO DELL’INFORMATICA, DELLA TECNOLOGIA E DELLA MULTICANALITÀ E’ SEMPLICEMENTE IL PASSO SEGUENTE .
Nella competizione moderna l’impresa e anche la PA devono mirare a sviluppare la capacità di un’organizzazione di dare un senso a situazioni complesse e di agire in modo reattivo ed efficace.
Questa efficacia operativa dipende dai tre punti che la caratterizzano; sono i 3 PILASTRI su cui ruotano tutti gli ambiti di un organizzazione.
• Informazioni => Dato/Metadato
• Conoscenza => Competenza
• Processi => Automazione

Il cuore di tutto è il PROCESSO, in cui si manifesta la reale capacità di interpretare e agire, con tempestività, nelle attività che sottendono le informazioni e le conoscenze/competenze; da qui emerge l’importanza strategica di saper valorizzare il Know How (vero e unico patrimonio di un’organizzazione) che è detenuto solamente dalla PERSONE.
Prima di tutto ci vuole “METODO” (quello di SAVINO) per fare sì che l’uso della tecnologia agevoli la veloce capacità di sviluppare, condividere e utilizzare le conoscenze pertinenti al proggetto sociale, senza disperderne i componenti e facilitandone l’accesso e disponibilità, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova, mantenendo concentrata la capacità di riflettere e di imparare dall’esperienza e di metterla al servizio del Business.

 

MARCELLO SCARAMUCCI , IMPRENDITORE 

Grazie a Te, la tua competenza e grande capacità di rendere semplici argomenti molto complicati hanno un valore inestimabile. Forse l’ho già detto in altre occasioni, tuttavia lo ribadisco. Sei INDISCUTIBILMENTE il NUMERO UNO. In ogni occasione c’è da imparare qualcosa. Grazie mille. A presto.

 

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