La Cartella Clinica Informatizzata non è la Cartella Clinica Elettronica

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La dematerializzazione della cartella clinica informatizzata
La dematerializzazione della cartella clinica informatizzata

In questo post ti parlo di cartella clinica elettronica e del fatto che se si ragiona per processi e con un approccio strategico e non applicativo, è possibile anche per normativa dematerializzare la vecchia cartella clinica cartacea.

In realtà volevo prima fare un passaggio importante sul perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento sanitario.

Ultimamente si sente spesso parlare di Cartella Clinica Elettronica (CCE) e delle sue implicazioni in termini funzionali, organizzative, di processo e certamente anche economiche, compreso anche la maggiore sicurezza e certezza.

Non bisogna però confondere la gestione elettronica di una cartella clinica ed una cartella clinica elettronica a tutti gli effetti. Le 2 cose sono profondamente differenti, soprattutto in termini di processi.

La gestione elettronica di una cartella clinica altro non è che una semplice gestione informatizzata della cartella clinica, che consiste nella produzione e redazione dei documenti che la costituiscono, con l’ausilio di strumentazioni elettroniche, che termina però con la stampa di questi documenti, con l’apposizione di firme autografe e con la conservazione a vita in un archivio cartaceo che per sua natura tende chiaramente prima o poi a saturarsi.

E anche se pensi che i documenti prodotti dalla cartella clinica informatizzata vengono firmati digitalmente , in realtà non basta per farla diventare una Cartella Clinica Elettronica, perché mancherebbe sia un processo di conservazione a norma, sia un processo di Digitalizzazione a Norma di tutte le attività e le operazioni che riguardano la produzione e la gestione dei documenti sanitari.

Altro non è quindi che una Cartella Clinica Cartacea creata con elaboratori elettronici, detta anche cartella clinica informatizzata.

La Cartella Clinica Elettronica

Una cartella clinica elettronica a tutti gli effetti, invece dematerializza il processo che produce questa documentazione gestendo le informazioni in maniera nativamente digitale.  Non ci saranno più firme autografe ma firme digitali e firme elettroniche avanzate con annessa conservazione di quelle informazioni e dei dati prodotti. Non ci sarà finalmente più un archivio cartaceo ma un archivio digitale conservato a norma.

Le informazioni sanitarie sono sensibili e vanno quindi trattate con la massima cautela e sicurezza. Ne discende, ovviamente, che la dematerializzazione del processo o meglio dei processi e dei sotto-processi che stanno alla base della produzione delle informazioni contenute nella cartella clinica deve assicurare, in tutti i suoi passaggi, la massima robustezza e sicurezza. Il processo si conclude poi con il versamento di questi documenti (informatici) al sistema di conservazione che ne assicura validità ed immodificabilità nel tempo.

C’è una profonda differenza quindi tra le due situazioni, proprio come dicevamo anche sopra. La cosa che salta sicuramente più all’occhio, come primo impatto e anche come prima considerazione, è la tenuta degli archivi. Le informazioni sanitarie sono molto importanti e quindi, come abbiamo ribadito più volte, vanno trattate con la massima sicurezza.

La domanda allora è questa, ma cosa è più sicuro, un archivio cartaceo che si può allagare, bruciare, essere mangiato dai topi, e che col passare del tempo riempie tutto il magazzino, oppure un archivio digitale, replicabile teoricamente sulla base di infinite copie tutte originali e volendo anche custodite in luoghi differenti tra loro?

Beh, direi che è ovvio. Senza dimenticare un’altra cosa importantissima: ovvero che posso digitalizzare il processo e quindi significa che il vantaggio non è solo in termini di non stampa, ma anche e soprattutto in termini di compliance normativa, collaborazione, sicurezza, integrità, certezza, efficacia ed efficienza. Insomma le informazioni sanitarie non solo vivranno direttamente in digitale e con un valore probatorio, ma anche digitalizzate nel processo. Dove il documento non sarà più un semplice PDF, ma un record, una riga di un database, una semplice informazione dunque.

Siamo in epoca di continui tagli alla sanità pubblica e allora un’altra domanda: cosa costa di più una gestione cartacea degli archivi od una gestione digitale?

Beh, anche qui direi che è ovvio. Basta pensare che la cartella clinica va conservata a vita e che l’archivio non può che crescere e, nel caso della carta, c’è bisogno continuamente di nuovi spazi e di persone che li custodiscono questi spazi.

E se poi devo andare a recuperare un originale?

Vediamo le due alternative.

Archivio digitale: imposto le chiavi di ricerca e trovo i documenti.

Archivio cartaceo: vado nel deposito (che può essere distante anche molti e molti km), capisco la logica con cui sono archiviati i faldoni e poi cerco con la speranza di fare presto e soprattutto di trovare quello che sto cercando.

Potremmo andare avanti ancora. Ma è chiaro che una cartella clinica elettronica è più sicura di una cartacea, in quanto permette di garantire maggiore sicurezza alle informazioni conservate e gestite in digitale.

La Dematerializzazione della Cartella Clinica

Assodato quanto detto sopra, c’è da aggiungere poi che la cartella clinica non è l’unico documento (o insieme di documenti) dematerializzabile in sanità. Possiamo pensare alla dematerializzazione di tutti gli altri documenti come i referti, i moduli privacy, i consensi informati, i documenti fiscali, ecc. Questi documenti possono essere gestiti e trattati nativamente in digitale, proprio come la cartella clinica elettronica. Anche per quei documenti in cui è necessario apporre una firma autografa da parte di un paziente (come per i consensi o le informative ad esempio).

In questo caso si ricorre alle soluzioni di firma grafometrica, che realizzano un documento informatico firmato in maniera autografa attraverso delle tavolette forensi con rilevazione della pressione. Anche per questi documenti valgono esattamente le stesse considerazioni in termini di sicurezza, di economicità, e di praticità che abbiamo fatto in relazione alla cartella clinica elettronica.

La vera sanità digitale altro non è che la trattazione in maniera nativa digitale delle informazioni, certo, ma non si può prescindere dalla presenza pregressa dei documenti cartacei.

In poche parole, con la sanità digitale non produrremo più carta e con la trasformazione dell’archivio delle cartelle cliniche da analogico a digitale elimineremo quella carta che è stata prodotta nel corso degli anni e che dovremmo conservare a vita, con tutti i vantaggi del caso.

Le norme ci sono, la tecnologia c’è, gli strumenti ci sono e allora, a questo punto non vale più il concetto che possiamo andare verso una sanità digitale, quanto, piuttosto, il concetto che dobbiamo andare verso una vera sanità digitale.

E sopra abbiamo anche già dimostrato quali sono i vantaggi in termini di sicurezza, di economicità, di funzionalità e di semplicità a cui andremo incontro.

Bisogna pensare alla dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, non commettendo l’errore che fanno tutti. Ovvero partire dalla digitalizzazione dei documenti o dal software. Per risolvere questo, ho ideato il Metodo Savino® . A questo link puoi scaricare il White Paper sulla Cartella Clinica Elettronica, che risponderà a tutte le tue domande.

Che il Digitale sia Con Te

Un caro saluto

Nicola.

2 comments

  1. Volevo allora capire se la ccc può essere trasformata in digitale e dematerializzata. Perché solo così si possono liberare gli spazi adibiti ad archivio fino ad oggi.

  2. Certamente! Si può distruggere e dematerializzare tranquillamente la cartella clinica cartacea, previa presentazione del progetto alla Sovrintendenza Archivistica Regionale di competenza, applicando un processo di conservazione sostitutiva in questo caso.

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