Se pensi che eliminare la carta sia il vantaggio migliore, allora non hai capito nulla della Digitalizzazione

Posted by
Nicola Savino Ceo Savino Solution Srl
Nicola Savino Ceo Savino Solution Srl

Quando senti parlare di Digitalizzazione, sei sicuramente abbastanza confuso.

Questo perché in realtà il termine da solo significa tutto e niente.

Digitalizzare significa in generale, trasformare qualcosa che vive o viene gestito con strumenti analogici, su strumenti appunto digitali.

Digitalizzare può significare ad esempio scansionare un documento, oppure avere un nuovo modello di business attraverso una strategia digitale e strumenti digitali, oppure ancora reingegnerizzare un processo attraverso strumenti digitali e metodologie digitali.

Tante cose, tanta roba e si crea nella tua testa una confusione totale.

Non sai da dove partire, perché senti parlare di questo termine ovunque, sui giornali , nei TG, etc, ma appunto non sai cosa diavolo devi fare e quali reali vantaggi ti offre.

Io sono qui per aiutarti e per rendere tutto questo più semplice e facile e per liberarti la mente dal caos.

Perché quello che dovresti fare in questo caos, è semplicemente aggiungere una parolina al termine Digitalizzazione.

Una parolina semplice da ricordare e forte nel significato.

La parolina magica è : A Norma.

Esatto.

Ti chiederai a Norma di cosa ?

A Norma di Legge ? A Norma di altro ?

Te lo dico subito : è a Norma di Legge.

Uno degli aspetti più importanti nella Digitalizzazione, è proprio quella che riguarda la Legge Italiana.

Devi sapere che uno degli aspetti fondamentali della Digitalizzazione, è quello che ti permette oggi di eliminare completamente la tua carta che hai in azienda, anche quella che tu ritieni non possa essere mai buttata via per Legge.

Ad esempio le tue fatture, i tuoi documenti contabili, le tue cartelle cliniche, i tuoi referti, etc…

Ti ricorda qualcosa il termine Fatturazione Elettronica ? Ecco.

Una fattura elettronica è una fattura che non vive su Carta😊.

E la Fatturazione Elettronica si basa proprio sui principi della Digitalizzazione a Norma.

Anzi , ti dico subito una info al volo : se ad esempio la Fatturazione Elettronica non viene approcciata nella tua azienda, così’ come ti spiegherò nelle successive pagine, saranno solo mal di pancia per te e per il tuo Responsabile Amministrativo.

Quindi come hai potuto intuire, esistono leggi che permettono di produrre documenti nativamente informatici e opponibili a terzi, quindi con tutte le garanzie legali del caso. Ed esistono leggi anche per buttare via a norma la carta che hai già in azienda.

Qualsiasi essa sia, contabile, sanitaria, amministrativa o altro.

E se stai pensando ai documenti che possiedono una firma autografa , ti dico subito che anche quelli è possibile gestirli direttamente in digitale.

Anzi, se vai alle Poste o in Banca, quando ti fanno firmare sul quell’aggeggino strano che è a forma di Tablet ma che non ti sembra l’ultimo degli Ipad, in realtà quello strumento, unito ad una serie di cose tecniche che qui non sto a spiegarti per non annoiarti più di tanto, permette di ottenere un documento informatico in PDF con sopra direttamente la tua firma!

Ed è assolutamente legale.

Devi sapere che noi italiani, abbiamo legiferato molto sulla Digitalizzazione e sebbene siamo sempre ultimi nelle classifiche su molte cose, in realtà su questo siamo un punto di riferimento per molti Paesi Europei.

E se stai pensando : “Vabbè ma io già scansiono tutto in azienda, ho pure i PDF e tengo pure un sistema di archiviazione ed è tutto ok”

Ti dico subito e te lo dimostrerò dopo, che stai facendo due grossi errori :

  1. Non stai digitalizzando i tuoi processi, ma solo cercando di archiviare a cazzo qualcosa
  2. Se non hai un sistema di conservazione digitale a norma, non puoi buttare via la carta e quei PDF che hai nel tuo file server o nel tuo sistema documentale, non servono a nulla. Faresti prima a buttarli

E se anche fossi stato lungimirante ed innovativo e ti sei dotato di un fornitore che attraverso un sistema di conservazione digitale a norma, non ti fa più stampare, in realtà scoprirai tra qualche pagina, che stai buttando i tuoi soldi per un vantaggio che ti sembra importante  (non avere più la carta), ma che in realtà è molto stupido.

Quello che voglio dirti ora è cosa dovresti fare, per non commettere gli errori più comuni che oggi fai anche se hai già un fornitore che credi che ti stia digitalizzando e dematerializzando, ma che in realtà l’unico problema che ti ha risolto è quello di non avere più la carta tra le mani.

Che è una bella cosa per carità, lo abbiamo detto prima.

Ma non è la sola.

Anzi, è il vantaggio più stupido offerto dalla Dematerializzazione e Digitalizzazione.

Quello infatti che dovresti fare è Digitalizzare i tuoi processi di Business. E per farlo dovresti reigegnerizzarli.

Dovresti in pratica fare in modo che il lavoro che facevi prima con la carta, sia assolutamente migliore, più efficiente e più efficace ora che hai un documento informatico nel mezzo del tuo processo.

E per farlo non basta sostituire la carta con un PDF.

No!

Assolutamente no e no!

Dovresti invece digitalizzare il tuo processo e reingegnerizzarlo, facendo in modo che se prima facevi le attività A. B. C e D, ora grazie al documento informatico fai A.B e C.

Altrimenti non serve a nulla Digitalizzarti.

Non serve buttare la carta.

Non serve che spendi i soldi solo per buttare via la carta.

E’ molto meglio che  continui a scansionare come stai facendo ora , credimi.

Il vero senso della Digitalizzazione , della Gestione Elettronica Documentale e della Conservazione Digitale., è appunto quello di darti una serie di vantaggi in termini di processo, per farti risparmiare più soldi, farti sentire più sicuro, avere un controllo migliore e avere più efficienza e più efficacia.

Devi imparare a non produrre più carta.

Devi gestire i tuoi processi, i tuoi dati, le tue informazioni e i tuoi documenti, direttamente e nativamente in digitale.

Perché se continui a produrre carta e a scansionare, allora abbiamo un grande problema.

Il problema è che stai dematerializzando carta , ma non i processi della tua azienda.

Devi in pratica avere processi più Agili e Veloci.

E per averli Agili e Veloci, non solo devi eliminare la carta, ma devi anche reingegnerizzare i tuoi processi e per farlo devi fare in modo che tutte le informazioni, tutti i dati e tutti i documenti di quel processo, siano facilmente ricercabili, condivisibili, gestibili appunto in modo facile e veloce, siano archiviati e conservati.

Ora. Per carità, sei libero di fare quello che vuoi nella tua azienda.

Se ti va di sprecare soldi , carta, toner, stampanti, avere processi digitali monchi dove il tempo ti brucia denaro o se vuoi avere un’azienda che lavora ancora come 100 anni fa e che non ha nulla di digitalizzato, allora continua su questa strada.

Però non ti lamentare se vedi che la tua azienda non ha un minimo di controllo, butta soldi, non ha processi efficaci, agili e veloci e che non è rivolta verso il futuro tra l’altro.

Ora immagino che stai pensando che raggiungere questi vantaggi e questi obiettivi, non sia assolutamente semplice e veloce.

In realtà non è proprio così.

Non ti dico che sia facile, per carità, ma ho inventato un Metodo testato ormai da anni e che ho registrato e prende il nome di Metodo Savino, che ti aiuta in modo facile, veloce e sicuro a Digitalizzarti a Norna grazie a 7 regole precise che ho testato come ti dicevo sul campo e che ti permettono di raggiungere i vantaggi reali della Digitalizzazione. I vantaggi che hai visto prima e che ti stanno aspettando a braccia aperte.

Ma che tu fatichi a vedere.

E la colpa non è tua.

E’ solo che semplicemente nessuno ti ha detto cosa devi fare per raggiungerli.

E quanto hai trovato qualcuno che credevi lo facesse per te, in realtà ti sta solo aiutando a non stampare più carta.

Il mio Metodo, che vedi nell’immagine, ti permetterà di dematerializzare processi e non solo stupidamente documenti.

L'Infografica del Metodo Savino®
L’Infografica del Metodo Savino®

Ti faccio un esempio pratico e di semplice comprensione, evitando di parlarti ad esempio di cartella clinica elettronica, di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, o di cose più complesse.

Partiamo ad esempio dal processo della Fatturazione.

E non parlo di Fatturazione Elettronica, che pure hai sentito, ma semplicemente di Fatturazione eh.

Quello che quindi dovresti fare è applicare il mio Metodo per reingegnerizzare i tuoi processi e digitalizzarli, evitando non solo di non stampare più la fattura, ma anche e soprattutto di rendere quel processo più agile, veloce, efficiente ed efficace.

Quindi per farlo, grazie al mio Metodo, dobbiamo dematerializzare il processo che governa la tua fatturazione.

Che è quello che io faccio nelle Aziende, negli Enti o nelle Software House, grazie al mio Metodo Savino® per qualunque settore e in qualunque contesto.

Quindi, si, hai capito bene. Il mio Metodo si applica in tutti i settori e in tutti i processi aziendali o inerenti Pubbliche Amministrazioni, Enti, Etc…

E il Metodo non lo trovi da altre parti.

Non si può copiare. Sarebbe impossibile.

Perché il Metodo consiste nel darti una metodologia che grazie a 7 regole ben precise, ti permette non solo di risolvere il problema della carta, ma anche di avere un processo completamente digitalizzato.

Ad esempio, se pensiamo alla parte di fatturazione, potremmo pensare di reingegnerizzare il processo della gestione delle tue fatture passive, per permetterti di non perdere tempo nel registrare ancora a mano o con un timbro le fatture dei tuoi fornitori, ma avere un processo che permetta di gestire anche quei documenti completamente in digitale, compresa la prima nota.

O ancora, fare in modo che il tuo ERP produca documenti informatici nativi e che anche se privi di firma digitale, hanno le caratteristiche richiesta dall’Agenzia delle Entrate e dalla normativa.

O ancora capire se nel tuo caso, è utile avviare un processo di fatturazione elettronica tramite un HSM che ti firma massivamente tutte le tue fatture in automatico, mentre sei in spiaggia a farti il bagno.

Se ti chiedi cos’è un HSM, ti giuro che è una cosa tecnica che deve essere per forza approfondita con più calma, ma credimi che ti dico che permette di apporre una firma digitale in maniera automatica a più documenti o dati o flussi di informazioni senza che tu impazzisca dietro a chiavette usb o pin.

O ancora come grazie alla digitalizzazione , puoi migliorare in modo radicale il lavoro del tuo CFO o del tuo responsabile amministrativo.

E potrei continuare all’infinito.

Ora so che stai pensando a questo : “Ma se compro un software, ho risolto”

Eh no mio caro.

Magari fosse così semplice.

Prendo un software o qualche tecnologia o qualche strumento, e puff. Sono Digitalizzato.

Non è così perché come puoi immaginare, non esiste un Software al mondo che sia capace di leggere i tuoi processi aziendali, interpretarli, reingegnerizzarli e digitalizzarli.

Puoi comprare un software per l’archiviazione documentale o puoi affidarti ad un’azienda che ti conserva i documenti a norma, ma poi chi è che ti dice come dovresti a monte produrre e gestire quei documenti ?

E soprattutto chi ti dice se il processo che produce quel documento è il migliore possibile ?

Certo che puoi archiviare documenti e buttarli nella scatola , ma tutto quello che ruota intorno a quel documento, come viene gestito ?

Viene gestito a norma di legge ?

Viene gestito secondo delle regole, le tue regole o quelle che vorresti ?

Viene gestito al meglio ed in modo Agile e Facile?

Viene gestito con il minor tempo possibile ?

Viene gestito tramite dei Workflow (stati) per ogni singolo dato ?

Viene gestito tramite automatismi ?

Insomma, il Prima, come lo stai Digitalizzando ?

Questo è quello che fa il mio Metodo abbinato alle nostre soluzioni web oriented personalizzate e verticalizzate sul cliente.

Ancora oggi quando si parla di Digitalizzazione, Demterializzazione, conservazione sostitutiva o conservazione digitale o fatturazione elettronica, si sente parlare poco di digitalizzazione dei processi, intesa come la dematerializzazione dei flussi informativi e quindi delle informazioni invece che dei singoli documenti visti come contenitori documentali.

O peggio ancora si parte erroneamente dalle tipologie documentali e dal software come ti dicevo prima.

Oggi invece siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento (file o fascicolo), ovvero abbiamo il contenuto ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni. O peggio ancora, partendo dalle informazioni, stupidamente creiamo il contenitore.

Perchè quando si approccia una digitalizzazione a norma dei processi aziendali, non si parte mai dal software o dalle tipologie documentali che si vogliono dematerializzare, ma dal processo e dall’informazione.

O non puoi affidarti solo ad un consulente, ad una persona. Per questo ho creato ormai da anni un’azienda che pensa come me e applica il mio Metodo sia nella consulenza sia negli applicativi che sviluppiamo, come il nostro DM7 e Conserva.Cloud.

Perchè ho creato un’azienda ? Semplice.

Perchè i tuttologi non esistono anzi diffida da chi vuole esserlo. Ho voluto creare un’azienda perchè queste tematiche non possono essere fonite da un solo consulente. E quindi ho creato un gruppo di persone competenti che mi aiutano a gestire i nostri clienti digitalizzati, in tutti gli ambiti : fiscale, giuridico, tecnico, normativo. Etc…

E facciamo soltanto quello. Non facciamo altro.

Non faremo mai altro, perché siamo Specialisti nella Digitalizzazione a Norma e in quanto Specialisti ci siamo dedicati anima e corpo a fare soltanto quella cosa.

Il Mio Motto è : “E’ più importante dematerializzare un processo che un documento”

Cosa significa ? Che si dovrebbe sempre digitalizzare in primis un processo aziendale e reingegnerizzarlo e quindi gestire e conservare le informazioni e i record di tutti i processi aziendali, invece di concentrarsi e sui documenti e sulla dematerializzazione cartacea.

Per oggi mi fermo qui e spero che da domani, sarai pronto per essere Digitalizzato😊.

E sai anche con chi farlo.

Che il Digitale sia Con Te

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *