Responsabile della Conservazione : ma abbiamo capito che non è il Conservatore Accreditato ?

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Le Responsabilità del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del Servizio di Conservazione
Le Responsabilità del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del Servizio di Conservazione

Passano gli anni, ma i problemi sono sempre gli stessi.

Tempo fa ho scritto un articolo sul responsabile della conservazione digitale. In realtà forse un centinaio, ma oggi mi voglio concentrare su un argomento specifico.

Questo articolo, dal titolo “L’errore più grande che una PA commette quando si affida ad un conservatore accreditato” discuteva dell’ errore clamoroso che ancora oggi una pubblica amministrazione commette quando si affida ad un conservatore esterno. Ma non fu il solo articolo, infatti ne scrissi un altro dal titolo “Sai che non basta il manuale del responsabile del servizio di conservazione?” dove discutevo sull’obbligo di redigere il manuale del responsabile della conservazione, che interno al produttore, vuole affidare in outsourcing la conservazione dei suoi documenti informatici.

Se vuoi leggere o rileggere i due articoli li trovi ai link di sopra.

Il punto è che si crea molto spesso una confusione tra la figura del responsabile della conservazione digitale e la figura del responsabile del servizio di conservazione digitale, che sono due persone e soggetti completamente diversi.

Il primo viene nominato dal soggetto produttore che si affida all’esterno per conservare i suoi documenti informatici, il secondo invece è il responsabile del servizio di conservazione dell’outsourcer a cui appunto si affidano i propri documenti informatici, ed è la persona che per competenza ed esperienza risponde in prima persona del servizio e coordina tutti i processi di dematerializzazione e tutte le altre figure richieste. E questo è dovrebbe essere ovvio.

Ora, premesso che bisogna mettersi in testa che i processi di conservazione e dematerializzazione dovrebbero riguardare le informazioni e dati e non soltanto e stupidamente documenti informatici intesi come PDF, TIFF, JPG o altro formato che risponda a un contenitore e non al contenuto; è necessario capire le responsabilità e le mansioni delle due figure chiavi che sono all’interno di un processo di conservazione digitale o sostitutiva, qualora volessimo dematerializzare documenti prodotti originariamente in analogico.

Per questo motivo quando mi chiedi perché è così importante per me avere una formazione dedicata al Produttore, è ovvio che lo dico perchè bisogna capire cosa diavolo fa il responsabile della conservazione

Allora ho preparato una tabella riassuntiva in caso di affidamento del servizio di conservazione a un soggetto terzo, valido anche per un conservatore accreditato indicato nell’elenco pubblicato da AGID, e le responsabilità ripartite tra il Responsabile di conservazione interno e il conservatore esterno.

È proprio una tabella stupida stupida che dice 4/5 cose su queste due figure e soltanto le più importanti, perchè come puoi ben immaginare gli argomenti sarebbero molto più vasti.

Ma in questo post mi preme sottolineare quanto evidenziato ed è quindi un concetto molto importante che voglio che tu percepisca e recepisca bene. Leggi la tabella per favore

 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE VS RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Il Responsabile della conservazione interno all’ente produttore risponde a quest’ultimo del processo di conservazione. Ci deve essere atto di nomina per competenze ed esperienze. Se il Responsabile della Conservazione interno non sa nulla sul processo di conservazione a norma, come può delegare e come potrà assumersi la dovuta responsabilità della culpa in eligendo e vigilando ?
Il Responsabile della conservazione interno delega, sotto la propria responsabilità, un terzo, chiamiamolo conservatore esterno ad eseguire alcune o tutte le attività inerenti al processo.

N.b. : E’ importante notare che il Responsabile interno all’ente produttore affida sotto la propria responsabilità all’esterno, il Responsabile interno avrà, quindi, una responsabilità in eligendo e vigilando e dovrà redigere il proprio Manuale di Conservazione, che conterrà processi di gestione e formazione dei documenti informatici e del processo di versamento presso il Sistema di Conservazione.

Il Responsabile della conservazione interno potrebbe coincidere con il produttore e coopera con quest’ultimo per le attività di versamento dei documenti (facendo riferimento eventualmente a procedure di responsabilità del conservatore esterno, in base a quanto previsto nel contratto e/o nel manuale di accreditamento).
Il conservatore esterno risponde al Responsabile di conservazione interno e quindi anche al Produttore dei Documenti Informatici.
Il conservatore esterno avrà un proprio organigramma con ruoli e responsabilità definiti, ad esempio responsabile sicurezza IT, responsabile sistemi informativi, responsabile del servizio di conservazione ecc., in accordo con la tabella RACI, riportata nel manuale di accreditamento. Tali soggetti rispondono al conservatore esterno e al Produttore.

Bene.

Il discorso è questo: se io delego qualcuno devo almeno conoscere cosa sto delegando, perché sebbene io sto esternalizzando delle responsabilità e dei processi, in realtà la mia responsabilità più grande è quella di conoscere almeno a grandi linee ciò che sto delegando.

Quando hai letto altri miei articoli e ti ho sempre parlato del conservatore accreditato visto come una scatola (che è quello che fanno tutti tranne noi:) ed è il motivo per il quale vendono la scatola a poche centinaia di eruro), è proprio perché quello che io voglio farti capire ed è collegato all’importanza di digitalizzare e dematerializzare i processi, perché non si tratta soltanto di prendere dei documenti che purtroppo sono ancora PDF e buttarli in una scatola dove io so che vengono conservati, ma piuttosto dovrebbe esserci un ragionamento a monte sul processo di dematerializzazione, che deve prevedere la formazione necessaria al personale interno che si occuperà di gestire la formazione, la gestione e il versamento di documenti informatici, dove ci sia una digitalizzazione dei processi riferiti proprio alla gestione pre-conservazione dei documenti, dati o informazioni.

Diventa quindi necessario capire che l’errore più grande che oggi puoi fare quando pensi di conservare, è quello di dimenticarti di due cose :

  1. Non conoscere una pippa di Conservazione Digitale e Dematerializzazione e non dematerializzare e digitalizzare i tuoi processi documentali ed informativi prima della conservazione!, ma buttare tutto dentro uan scatola.
  2. Continuare stupidamente a creare PDF e firmarli e conservarli, quando (dove possibile) invece potresti gestire informazioni e dati direttamente e portarli in conservazione.

Il nostro DM7, che ufficialmente lanceremo a settembre, unito alla nostra consulenza specialistica riconosciuta, vanno proprio in questa direzione.  DM7 è la prima soluzione web che dematerializza processi e conserva record perchè mentre tu pensi alle tipologie documentali , io penso alle tipologie di processo e la nostra consulenza evita di commettere il primo errore.

Ecco.

Tutto qui.

My two cents.

Questo è l’ultimo post pre vacanza:) Riscriverò a Settembre.

Che il Digitale sia Con Te

Un caro saluto Buone Vacanze

Nicola.

Se vuoi anche tu capire come possiamo aiutarti per Digitalizzare i Tuoi Processi senza commettere gli errori che ti porteranno semplicemente a buttare la carta, ma non ad ottenere i benefici reali della Digitalizzazione, Dematerializzando i tuoi processi, allora compila questo form senza impegno e passerai ad un livello successivo nella Conservazione Digitale. Ovvero la tua Azienda Digitale.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

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