Hai i PDF delle tue fatture e continui a fare questi due clamorosi errori ?

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Cosa fai oggi con le tue Fatture ? Perchè dovresti buttarle…

Orami sono anni che scrivo di digitalizzazione e dematerializzazione, eppure ci sono ancora errori pazzeschi nelle aziende italiane quando si parla di fatture.

Ma la colpa non è né dei CFO, né degli imprenditori o dei responsabili amministrativi.

Non sei tu insomma il problema.

Il problema è che nessuno ti dice le cose come stanno, o quanto meno lo fa in modo semplice e chiaro, senza dirti sempre la solita sbobinatura tecnica-legale.

Sia chiaro, quando si parla di conservazione digitale o sostitutiva di fatture contabili e in generale di documenti contabili, è normale che tutto viene governato da normative e da decreti specifici del MEF, come ad esempio il DMEF del 17 Giugno 2014 o le Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate.

Ma se non c’è nessuno che le spiega in parole comprensibili a qualunque umano sulla faccia della terra, allora si creano almeno questi due problemi :

  1. Un ‘azienda ha un idea di voler liberare il proprio archivio cartaceo o ha intenzione di digitalizzare a norma il proprio processo contabile, ma non sa da dove partire e come fare.

  2. Un’azienda non sa neanche che esiste una normativa o un procedimento per poter dematerializzare gran parte dei documenti presenti in azienda.

Se questi due problemi si presentano anche da te, allora devi sapere che in questo articolo, ti parlerò come parlerei ad un amico che per la prima volta vuole capire come diavolo sia possibile non solo non stampare più carta, ma come liberarsi di quel maledetto archivio cartaceo o ancora come poter digitalizzare un processo.

Bene.

Partiamo da un fatto certo : Oggi puoi dematerializzare tutti i documenti presenti nella tua azienda.

TUTTI, no solo alcuni. Proprio tutti.

Ma in questo articolo partiamo dalla base : ovvero dalle tue fatture.

Cosa si intende per conservazione digitale o sostitutiva delle fatture.

Se fatturi, e spero per te che lo fai quasi ogni giorno 😊, hai di solito un gestionale o qualche processo che prevede di crearti di solito un PDF.

Poi se sei strutturato e intendi digitalizzare un processo, potresti anche partire da un ERP o un sistema EDI che casomai ti offre anche la possibilità di fare fatture nativamente elettroniche, ma questo è un altro argomento che tratterò in un altro post.

Se partiamo quindi dal tuo PDF; in realtà quello che fai di solito è :

  1. Fai i PDF e non li stampi mai, al massimo li archivi.
  2. Fai i PDF e li stampi.

Se fai i PDF e applichi il processo di conservazione sostitutiva o digitale a seconda dei casi, mi fa piacere per te. Evidentemente sei un passo davanti alla media delle aziende. Però spero che la tua digitalizzazione non sia finita qui, ma che hai poi dematerializzato anche il processo che governa la tua fatturazione sia attiva che passiva, che tra le altre cose è l’elemento più importante.

Ritorniamo quindi alle due possibilità.

Se quindi non li stampi, devi sapere che non puoi farlo.

Ebbene, quando fai una fattura analogica, perché ricordati che il PDF non firmato digitalmente o che non ha le caratteristiche di integrità, qualità, sicurezza ed immodificabilità è comunque un documento analogico, devi ricordati che per legge lo devi sempre stampare.

Ed è inutile che pensi che tanto faccio il PDF/A e sto apposto.

No, non stai “apposto”.

L’Agenzia delle Entrate se non trova i tuoi PDF stampati, ti fa un bel culo quadrato con una bella sanzioncina.

E fidati, non vedono l’ora.

Oltre alla sanzione però , se ci pensi è anche uno spreco.

Digitalizzare e Dematerializzare Processi non solo documenti!

Pensaci, fai tutto il processo digitale e poi stampi ???? Dai, non è possibile. Permettimi se ti dico che è da fessi😊.

Quindi stiamo già parlando del secondo punto.

Ora. Per carità, sei libero di fare quello che vuoi nella tua azienda.

Se ti va di sprecare soldi , carta, toner, stampanti, avere processi digitali monchi dove in pratica alla fine stampi o se vuoi avere un’azienda che lavora ancora come 100 anni fa e che non ha nulla di digitalizzato, allora continua su questa strada.

Però non ti lamentare se vedi che la tua azienda non ha un minimo di controllo e butta soldi. E che non è rivolta verso il futuro tra l’altro.

Cosa dovresti fare quindi : ovviamente digitalizzare e dematerializzare i documenti delle tue fatture in PDF e anche dematerializzare il tuo processo.

Andiamo per ordine.

Se pensiamo al tuo PDF delle tue fatture attive, la prima cosa intelligente che dovresti fare è affidarti in Outsourcing ad un’azienda che in qualità di Responsabile del Servizio di Conservazione (tipo Seen Solution😊 ) prende i tuoi dannati PDF e li conserva a norma, come prescritto dalle leggi in vigore.

Eviti quindi di stampare. Tu non fai niente, sai solo che il PDF va da qualche parte sicura e certificabile e che ti conserva secondo legge quel documento che quindi diventa tra le altre cose un documento informatico.

E hai anche un altro vantaggio : quando l’AdE viene a fare un controllo, può anche non venire da te in azienda e stare mesi come succede ora, ma presso l’Outsourcer e in via telematica e veloce, il funzionario controlla quello che deve controllare, con tutto il supporto che gli serve.

Quando c’è un controllo per un nostro cliente, neanche lo avvisiamo che l’AdE ha chiesto qualche documento.

Perché disturbarti se si tratta di un controllo formale fatto anche via Web con login e password ?

Bene.

Ma non hai risolto del tutto.

Perché quello di non stampare è solo uno dei vantaggi, non certo il più importante.

Il più importante è la dematerializzazione del processo che governa la tua fatturazione.

L'Infografica del Metodo Savino®
L’Infografica del Metodo Savino®

Che è quello che io faccio nelle aziende, grazie al mio Metodo Savino®.

E il Metodo non lo trovi da altre parti.

Non si può copiare. Sarebbe impossibile.

Perché il Metodo consiste nel darti una metodologia che grazie a 7 regole ben precise, ti permette non solo di risolvere il problema della carta, ma anche di avere un processo completamente digitalizzato.

Ad esempio, se pensiamo alla parte di fatturazione, potremmo pensare di reingegnerizzare il processo della gestione delle tue fatture passive, per permetterti di non perdere tempo nel registrare ancora a mano o con un timbro le fatture dei tuoi fornitori, ma avere un processo che permetta di gestire anche quei documenti completamente in digitale, compresa la prima nota.

O ancora, fare in modo che il tuo ERP produca documenti informatici nativi e che anche se privi di firma digitale, hanno le caratteristiche richiesta dall’AdE e dalla normativa.

O ancora capire se nel tuo caso, è utile avviare un processo di fatturazione elettronica tramite un HSM che ti firma massivamente tutte le tue fatture in automatico, mentre sei in spiaggia a farti il bagno.

O ancora come grazie alla digitalizzazione , puoi migliorare in modo radicale il lavoro del tuo CFO o del tuo responsabile amministrativo.

E potrei continuare all’infinito.

Cosa devi fare ora ?

O non fai niente, lasci stare perché a te non interessa questo argomento e questo articolo vedilo come una informazione che ti sarà utile più avanti, oppure lasci i tuoi dati sotto questo form perché vuoi semplicemente capirne di più e vorresti anche conoscere esattamente come evitare di buttare soldi ed smetterla di non essere digitalizzato. Il che significa anche non avere né efficienza dei tuoi processi, né una visione futura della tua azienda.

Ah e a proposito, lo sapevi che si sta studiando per estendere la fatturazione elettronica OBBLIGATORIA per tutti i privati (Qui articolo del Corriere), come con quelle verso le PA. Quindi, come si dice, uomo avvisato mezzo salvato….

Che il Digitale sia Con Te

Un caro saluto

Nicola.

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