Dalla Dematerializzazione alla Dedocumentalizzazione

Posted by
Dalla Dematerializzazione alla Dedocumentalizzazione
Dalla Dematerializzazione alla Dedocumentalizzazione

Se mi segui sai che la mia frase must è : è più importante dematerializzare un processo che un documento. E sempre se mi segui costantemente sai cosa intendo con questo postulato.
Oggi in questo articolo invece ti parlo della Dedocumentalizzazione e perchè è importante nella digitalizzazione a norma dei tuoi processi aziendali.

Partiamo dal Documento Informatico.

Il Regolamento eIDAS dice che : << documento elettronico è qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva >>

Le modifiche al CAD introdotte dal Dlgs 179/2016 che recepisce anche eIDAS dice che : <<  il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti >>

Cosa diavolo può essere dunque un documento informatico e perché è più importante dematerializzare un processo che un documento e soprattutto cosa vuol dire ?

Dalla Dematerializzazione alla Dedocumentalizzazione

In realtà è lo stesso concetto di record a essere cambiato. Prima, col termine si faceva riferimento ai soli documenti e file. Oggi invece creiamo e conserviamo i records in tantissimi modi. Ma si tratti di dati, documenti o altre forme di informazioni, il nostro lavoro resta quello di contestualizzarli nella maniera più indicata e gestirli efficacemente nel tempo dandogli opponibilità a terzi.

  • La stessa ISO 15489-1 definisce i concetti e principi chiave per il design, l’implementazione e la gestione delle policy, dei sistemi informativi e dei processi, permettendo alle persone, alle organizzazioni, alle amministrazioni, alle imprese e alle associazioni di:
    creare e acquisire records soddisfacendo bisogni derivanti dalle attività di business;
    compiere le azioni indicate per assicurare l’autenticità, l’attendibilità, l’integrità e l’usabilità dei records, ma anche dei loro contesti di business, e individuare nel corso del tempo i bisogni che possono derivare dalla loro gestione.

Quindi il documento informatico diventa

  • Qualcosa che è fatto di contenuto
  • Muore il contenitore
  • Che cambia al mutare delle tecnologie
  • Che è indipendente dal supporto
  • Che vive nella rete
  • Che si conserva nella rete
  • Che è indipendente dal formato
  • Che è fatto di tanti contenitori possibili a seconda delle necessità
  • Che vive di autoconsistenza propria

 

IL CONCETTO DI FILE MUORE E SI PARLA DI DEDOCUMENTALIZZAZIONE

Oggi infatti siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento (file o fascicolo), ovvero abbiamo il contenuto, ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni.

E possiamo commettere questi due errori clamorosi :

1. Errore clamoroso : tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali. E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi.
2. Errore clamoroso : partiamo dalle tipologie documentali e dai software.

E se pensi che ragionando in questa maniera, avremmo problemi ad esempio con i documenti contabili e fiscale, ti ricordo che l’Agenzia delle Entrate con la famosa circolare 18/E del 24 Giugno del 2014, ci disse che per fattura elettronica non si intende soltanto il documento che viene emesso in formato digitale apponendo una firma digitale, ma anche un documento inteso come un tracciato record gestito da sistemi di controllo di gestione atti a garantire l’integrità, l’immodificabilità, l’autenticità e la certezza di quelle informazioni contabili.

Quindi, si dovremmo passare dal concetto di dematerializzazione alla dedocumentalizzazione.

Qui di seguito il video che parla proprio di questo dalla famosa macchina digitale.

Se vuoi scoprire anche tu come dematerializzare un processo secondo le logiche della dedocumentalizzazione e fare reale digitalizzazione dei tuoi processi di business in maniera ottimale, veloce ed efficace, vieni gratuitamente alle date del Tour de Il Dematerializzatore Savino e prenota subito il tuo posto:) cliccando qui. 

Buona visione

Che il Digitale sia Con Te

P.S. : se vuoi puoi visionare le slide che ho caricato su SlideShare che parlando di questi argomenti trattati in questi articoli e che contengono anche le info del Metodo Savino®, cliccando qui. 

Nota : Il termine dedocumentalizzazione eè stato coniato per la prima an dal Mitico Prof Gianni Penzo Doria , forse uno dei più grandi archivisti che ho mai incontrato in vita mia 😉

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *