Fatturazione Elettronica B2B tra privati : come fare. Ecco il Manuale

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Il Vademecum delle Fatturazione Elettronica B2b tra privati : come farla in modo corretto senza commettere errori.
Il Vademecum delle Fatturazione Elettronica B2b tra privati : come farla in modo corretto senza commettere errori.

Con il 2017, parte anche l’avvento rivoluzionario della fatturazione elettronica tra privati b2b. E allora ho deciso di creare un vademecum pratico pratico su come usufruire correttamente dei notevoli vantaggi della fatturazione elettronica, evitando sanzioni ed errori.

Lo so a cosa stai pensando. “Non ci sto capendo nulla” Hai letto casomai tanti articoli e tante novità in materia di fatturazione elettronica e anzi ti stai ricordando che con la PA hai avuto la stessa sensazione. Hai paura, hai la sensazione o la certezza che la fattura elettronica verso i privati, ti farà perdere del tempo e che sarà un disastro. Questa sensazione che senti, è normale. Succede a tutti. Io e il collega Andrea, mandando le prime fatture, abbiamo avuto la stessa sensazione. Per questo ho fatto questa guida. Non ti preoccupare, vedrai che dopo la lettura di questa guida pratica, avrai le idee più chiare:).

Nota : questa guida passo passo parla soprattutto dei processi digitali che la fatturazione elettronica tra privati b2b comporta in termini di cambiamento e su come questi devono essere affrontati correttamente, facendo alcune considerazioni importanti su argomenti proprio correlati alla digitalizzazione dei processi fatti con la fattura elettronica. 

Quindi occorre assolutamente che leggi questa importante sebbene lunga premessa :

Prima di come fare una fatturazione elettronica, dovresti pensare ai tuoi processi.

Leggo moltissimi articoli che parlano dell’imminente fatturazione elettronica tra privati che segue quella già avvenuta verso la pubblica amministrazione, molti di questi si concentrano nel specificare e nel parlare di argomenti prettamente tecnici, normativi, fiscali, ma nessuno di questi parla di come in verità la fattura elettronica non deve essere vista soltanto come un file XML da inviare tramite il sistema di interscambio e successivamente da conservare come obbligo normativo.

Non è questo l’approccio corretto che può far risaltare i veri vantaggi della fatturazione elettronica per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni.

L’approccio corretto è sempre quello della digitalizzazione del processo e molto probabilmente qualche lettore penserà giustamente che di fatto la fatturazione elettronica e già un processo digitale, quindi cos’altro c’è da digitalizzare in questo processo che prevede tra l’altro la formazione nativamente digitale di un documento fiscale come è la fattura elettronica?

Il problema, come sempre, e che si sta guardando soltanto a un piccolo processo digitale cioè quello che mi permette di creare inviare e conservare la fattura elettronica, ma non si sta guardando con una vista molto più ampia per processi a quelli che sono tutte le informazioni, i dati, gli stakeholders, i clienti, i fornitori, i sistemi informativi e i gestionali che rientrano tutti quanti nel macro processo della fatturazione elettronica.

Si badi ad esempio a come una fattura sia trasversale a tantissimi processi in azienda; come non pensare ad esempio all’offerta commerciale o a un ordine che scaturisce poi una fattura elettronica o a tutte le e-mail, tutte le informazioni, tutti i sistemi informativi che gestiscono i dati che poi vengono fatturati e forse resi informatici.

Ecco, stiamo iniziando ad avere una vista molto più ampia che ci permette di osservare come un piccolissimo processo qual è quello della fatturazione elettronica, in realtà è racchiuso in un sistema molto più grande che è fatto da tutti gli stakeholders che rientrano nel processo di fatturazione; quante persone in un’organizzazione sono impegnate nel flusso di fatturazione, quanti sono i sistemi informativi partendo dal CRM, dal gestionale, dalla piattaforma di marketing e che fanno parte di quel piccolissimo processo ?

Abbiamo mai pensato ad esempio che su un processo corretto e digitalizzato che racchiude anche quello della fatturazione elettronica, sia possibile fare della Business Intelligence per far prendere al management decisioni corrette e tempestive ?

E allora l’approccio corretto è proprio questo: partire dal piccolissimo processo digitale della fatturazione elettronica per digitalizzare tutto il sistema, tutto il macro processo che è collaterale e che è collegato alla fatturazione elettronica; quanti documenti e quante informazioni dobbiamo gestire quando iniziamo un processo che porterà a fatturare verso un cliente o verso la pubblica amministrazione.

Siamo sicuri che oggi stiamo gestendo davvero in modo innovativo e digitale i nostri processi legati a quelli della fatturazione elettronica? O purtroppo stiamo gestendo sistemi ibridi dove da una parte ho un file XML strutturato che viene anche conservato secondo le norme, ma dall’altra parte purtroppo abbiamo ancora informazioni analogiche da trattare, documenti ed informazioni sparsi tra email e sistemi informativi, documenti in PDF che sono collegati alla fattura elettronica ma sono pur sempre dei PDF e non strutturati e quindi quanti di questi processi analogici abbiamo oggi ancora in azienda ?

Sono sicuro che la maggior parte dei lettori, abbia ancora un sistema ibrido cheè  fatto un po’ da digitale e un po’ da analogico, e che vede purtroppo la fattura elettronica come quel maledetto file XML che fa perdere tempo rispetto al comodissimo file PDF.

Dobbiamo imparare invece a guardare la nostra azienda la nostra struttura e la nostra organizzazione sia essa privato o pubblica amministrazione, come ad un sistema intero da digitalizzare e dobbiamo imparare a digitalizzare un processo, perché è sempre più importante dematerializzare un processo che semplicemente un documento

Fatturazione Elettronica B2B Privati : Come fare e i vantaggi. Il Vademecum

“È inutile dirti che esistono 4 step fondamentali per affrontare il problema della fatturazione elettronica e della sua conservazione. Esistono sistemi ben automatizzati. Ecco i migliori rimedi aziendali per la digitalizzazione a norma. Non perderti le possibili soluzioni e le corrette procedure potrebbe essere rischioso, perfino sanzionatorio”.

Ti parlo spesso di cosa è una fattura elettronica e anche della sua conservazione, evidenziandone solitamente aspetti salienti e normativi atte a determinarne i processi nelle aziende di interesse.  Lo faccio così troppo frequentemente, che ti sarai sicuramente reso conto di che cosa mi occupo e perché ciò, ad oggi, è diventata la mia passione.

Più volte, in ogni caso, tendo a parlarti, soprattutto al fine di consentirti la digitalizzazione dei processi aziendali al passo con i continui aggiornamenti normativi, dei metodi di fatturazione elettronica e quali sono maggiormente le possibili soluzioni digitali per evitare complicazioni nei processi stessi.

Ora, invece, vorrei, sperando di far cosa gradita, iniziare dalla sostanza e non dalla forma….
Un concetto fondamentale della fatturazione elettronica è la fattura…. Che cosa è una fattura elettronica?!? È una semplice fattura sia nel corpo che nella forma…. È l’equivalente dell’analogica….

Se sei anche tu interessato al digitale e vuoi creare, trasmettere e conservare le tue fatture in formato digitale…. Ecco ciò che fa al caso tuo!

 -CHE COSA È UNA FATTURA ELETTRONICA E COME SI FA ?

La fattura elettronica è la semplice fattura, che, prima del 6 giugno del 2014 veniva prodotta in forma cartacea verso le PA.

La fattura, ai sensi dell’articolo 21 del D.P.R..633/72, contiene le seguenti indicazioni:

  • Data di emissione;
  • Numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
  • Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • Numero di partita iva del soggetto cedente o prestatore;
  • Numero di partita del soggetto cessionario o committente;
  • Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formati oggetto dell’operazione;

È evidente, che, non è cambiato molto rispetto a quello che si faceva prima del 6 giugno del 2014.

Perché già prima dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica, la fattura doveva contenere sempre queste specifiche indicazioni, indicazioni tali da poterti consentire il flusso regolarizzato del sistema di interscambio tra più soggetti, sia essi Pubbliche Amministrazioni, sia essi Aziende Grandi-Medie e Piccole.

L’enorme vantaggio, dal 6 giugno del 2014, è, senz’altro il formato della fattura, quindi il digitale.

L’obbligatorietà del 6 giugno del 2014 di produrre fatture in formato elettronico\digitale è stato previsto dal legislatore solo per quelle fatture emesse verso le PA. Difatti le PA devono emettere, ricevere e trasmettere le fatture solo in formato digitale e per certi versi devono, su richiesta dell’interessato, conservare digitalmente, per conto di quest’ultimi, le siffatte fatture, come da ultima modica del Codice dell’Amministrazione digitale D.lgs. 82\2005 come modificato dal D.lgs. 179\2016.

-FATTURA ELETTRONICA B2B TRA PRIVATI

Dal 1 gennaio 2017 è invece, facoltativo, si spera quanto prima obbligatorio(si parla del 2020), per le aziende creare, emettere, trasmettere e conservare le Fatture elettroniche B2B.

Con provvedimento n. 212804 del 1 dicembre 2016 l’Agenzia delle Entrate, ha aggiunto dopo il punto 3 del provvedimento n. 182070 del 2016 il punto 3.4 disponendo che: “in fase di prima applicazione, per consentire la trasmissione dei dati delle fatture riferite alle operazioni del periodo d’imposta 2017 e seguenti, l’opzione può essere esercitata entro il 31 marzo 2017.

Tale proroga, tuttavia, fino al 31 marzo del 2017 non comporta alcuna limitazione per chi, giustamente intendesse adottare tale sistema già dal 1 c.m.

Il D.lg. 193/2016 e a pochi giorni dalla pubblicazione di quest’ultimo Provvedimento dell’Agenzia dell’Entrate n. 182070, ti permettono di adottare il sistema di fatture elettroniche B2B presso la Tua azienda.

Gli importanti benefici fiscali, derivanti dall’utilizzo del sistema di fatturazione elettronica B2B, consentono di scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Difatti è possibile: 1) inviare trimestralmente i dati di tutte le fatture emesse nel trimestre di riferimento e di quelle ricevute e registrate ai sensi dell’art. 25 del DPR 633/72, ivi comprese le bollette doganali, nonché i dati delle relative variazioni, come precisato dal D.lg. 193/2016 e dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 182070; 2) applicare il processo di fatturazione elettronica tramite il Sistema di interscambio, come utilizzato, ad oggi per le Fatture elettroniche PA.

La facoltà per il contribuente di inviare tramite Sistema di Interscambio le fatture elettroniche, dal 1 gennaio del 2017, comporta, altresì una maggiore agevolazione, ovvero l’abolizione contestuale degli obblighi comunicativi dello spesometro, vale a dire dell’elenco di tutte le operazioni rilevanti ai fini Iva.

Per finire, come promesso sopra, riporto gli sgravi fiscali per chi aderisce alla fatturazione elettronica B2B:

  1. Esclusione dalla trasmissione delle transazioni attraverso lo spesometro;
  2. Esclusione dalla trasmissione delle comunicazioni operazioni blacklist;
  3. Esclusione dalla trasmissione degli acquisti effettuati da operatori di San Marino;
  4. Esclusione dalla trasmissione dei modelli Intrastat;
  5. Esclusione dalla trasmissione dei contratti stipulati dalle società di leasing;
  6. Diritto a ricevere rimborsi entro i 3 mesi successivi alla presentazione della dichiarazione;
  7. Verifiche e controlli e accertamenti fiscali ridotti a 2 anni;
  8. Esonero dall’obbligo di apposizione del visto di conformità;
  9. Esonero dall’obbligo di registrare le fatture emesse e gli acquisti nell’apposito registro.

Un aspetto importantissimo è che conviene opzionare e quindi aderire al Dlgs 127/2015 invece che al Dlgs 193/2016.

Bisogna quindi applicare il processo di fatturazione elettronica rispetto a quanto indicato dal Dlgs 127/2015, inviando le fatture elettroniche, secondo quanto indicato dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate di cui sopra, tramite il famoso e collaudato Sistema di Interscambio, già precedentemente utilizzato per le fatture elettroniche verso la PA e inviando i dati e quindi le fatture passive che non transito dallo SDI, all’Agenzia delle Entrate tramite il Provvedimento della stessa Agenzia del 28 Ottobre 2016. Questa considerazione vale ovviamente qualora tutte le fatture attive transitino per lo SDI.

È ovvio che per chi adotterà la fatturazione elettronica, già obbligatoria nei rapporti con la pubblica amministrazione, potrà evitare la fastidiosissima comunicazione trimestrale di cui al Dlgs 193/2016. È facile considerare quindi che la gran parte delle partite Ive sceglierà la strada della fatturazione elettronica, che di fatto diventa un obbligo, per usufruire dei vantaggi fiscali, in quanto procedura molto più semplice, sicura e certa della comunicazione trimestrale. Quindi conviene esercitare l’opzione fornita dal Dlgs 127/2015 ed è possibile esercitare tale opzione fino al 31 marzo 2017 e ci saranno anche 15 giorni di tempo per correggere i dati trimestrali sui dati delle fatture e corrispettivi inviate.

Anche perché nel caso ci siano eventuali errori nella comunicazione trimestrale dei dati, vengono applicate sanzioni ridotte, anche per errori solo formali, come ad esempio: per la mancata comunicazione di una fattura emessa si pagheranno 2 euro, fino a un massimo di 1.000 euro, senza possibilità di applicare il cumulo giuridico.

Ora alcune domande :

  • Per evitare lo spesometro cosa devo fare ?

Devi avere il ciclo attivo e passivo che transita attraverso il Sistema di Interscambio. Se hai solo il lato attivo, non devi comunicare i dati all’AdE delle tue fatture attive che già transitano tramite SDI, ma dovrai farlo soltanto per quelle passive. Tra le altre cose, pensaci bene, è un file XML quindi per qualunque sistema contabile sarà semplicissimo inviare lo spesometro e dovrai solo caricare i file…

  • Posso inviare tramite il SDI anche fatture elettroniche B2B privati a clienti esteri e quindi ad aziende estere ?

Si.  Devi inserire nel codice nomenclatura IVA (il classico IT dell’Italia) le due lettere EE, poi per non farsi scartare il file xml perché sprovvisto di PEC o codice destinatario, si puo’ indicare una PEC creata dall’azienda ad hoc oppure un codice destinatario del proprio provider che fornisce il servizio di spedizione/Ricezione fatture dallo SDI (tipo noi:)) . Dopo di che sarà trasmessa al cliente estero nelle stesse modalità.

Come si Attiva e si Aderisce all’Opzione della Fatturazione Elettronica B2B tra privati ai sensi del Dlgs 127/2015 ?

 

Per poter esercitare correttamente l’opzione e quindi l’adesione alla Fatturazione Elettronica B2B tra privati, si deve entrare tramite il Sito dell’Agenzia delle Entrate con le proprie credenziali Entratel o FiscoOnline , anche tramite un incaricato, nella sezione Fattura Elettronica e Corrispettivi come da immagine di seguito :

Fattura Elettronica e Corrispettivi Elettronici
Fattura Elettronica e Corrispettivi Elettronici

 

Successivamente si entra in una pagina per verificare la versione corretta del Web Browser e dopo aver fatto questo controllo, si potrà entrare nell’applicazione vera e propria della Fatturazione Elettronica PA e tra Privati , dove è possibile gestire una serie di funzionalità e dove si può eserciatare la relativa opzione e quindi l’adesione al Dlgs 127/2015, come indicato nell’immagine seguente :

Opzione e Adesione Fatturazione Elettronica Dlgs 127/2015
Opzione e Adesione Fatturazione Elettronica Dlgs 127/2015

Infatti cliccando su Esercita opzioni, è possibile gestire le singole adesioni al servizio. Resta chiaro che se si inviano le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, nella sezione della Consultazione , troverò esattamente gli stessi dati e le stesse fatture che sono transitate tramite il SDI , anche se sono fatture passive e quindi un tuo fornitore ti invierà la fattura elettronica.

Ti ricordo anche che il tuo fornitore potrà inviarti una fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI), già utilizzato per le PA, semplicemente utilizzando la tua PEC. Infatti il tuo fornitore ( o tu qualora sei fornitore di un tuo cliente) dovrà produrre una fattura in formato XML, come quelle per la Pubblica Amministrazione, con la differenza che si tratta in questo caso di Fattura B2B e dove nel codice destinatario dovrà essere inserito il seguente codice di Default : 0000000 e invece nel campo PEC appunto la tua PEC.

CONSERVAZIONE FATTURE B2B… TUTTO A CARICO DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE ? STIAMO ATTENTI

Dall’art. 4 del D.L.  22 ottobre 2016 n. 193, convertito in L. 225/2016, che modifica l’art. 21 del D.L. 78/2010,  sugli obblighi di conservazione ai fini fiscali fissati dal DMEF 17/2014, un particolare intervento dell’Agenzia delle Entrate, fa presupporre che la conservazione digitale delle fatture elettroniche e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali venga assolta direttamente dall’Agenzia delle Entrate o per meglio dire SOGEI che gestisce il sistema di interscambio , ciò del tutto confermato dalla modifica del codice dell’amministrazione digitale di cui al D.lgs. 179/2016, secondo cui se il documento informatico è conservato per  legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiede l’accesso al documento stesso.

Ciò non è assolutamente condivisibile.

In primo luogo, perché il Codice dell’amministrazione digitale come modificato non può applicarsi ai documenti fiscali e contabili, assolutamente dimostrabile, in quando si rimanda al decreto speciale del ministero dell’economia e finanze.

In secondo luogo, nel conservare un documento informatico per il quale la norma ne prevede la conservazione a norma, risultano necessari e non assolutamente trascurabili gli obblighi fiscali e contabili di cui agli articoli 2220 e 2215 bis del codice civile.

In terzo luogo, con il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia Delle Entrate, si possono soltanto conservare fatture elettroniche XML verso la PA e verso B2B conforme alle specifiche e quindi non è possibile conservare gli altri documenti contabili, come ad esempio libri giornali, registri iva, etc…

CHI EFFETTUA LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE B2B?

Sono due le possibili scelte da parte del contribuente:

1) il servizio offerto gratuitamente dell’Agenzia delle Entrate, disponibile già dal 1 luglio 2016, con la precisazione che l’unico formato accettato è XML, e che il conservatore è lo stesso SOGEI, società in House del Ministero dell’Economia e delle Finanze e conservatore accreditato.

2) il servizio di conservazione in house o eventualmente in outsourcing, in corrispondenza delle regole tecniche di cui al DPCM del 3 dicembre del 2013.

FATTURE ELETTRONICHE PRIVE DI FIRMA. <<RISOLUZIONE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE 18/E DEL 24 GIUGNO DEL 2014.>>

Aspetto di maggiore rilevanza e non assolutamente trascurabile è la possibilità di emettere fatture prive di firma.

Si proprio così, prive di firma!!!

Il documento informatico, che abbia le caratteristiche di integrità, qualità, immodificabilità e autenticità può esistere anche senza firma digitale. Esistono infatti sistemi informatici anche ERP, che garantiscono che quel documento/fattura, è una fattura elettronica. La possibilità di emettere fatture elettroniche prive di firma, purché contengano le caratteristiche minime già evidenziate in precedenza, è stata ampiamente chiarita e predisposta nella Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate 18/E del 24 giugno del 2014.

 -E.S.E.!

L’opportunità di creare, trasmettere e conservare la fattura in formato elettronico sia essa “FatturaPA” che “FatturaB2B”, garantisce:

  • L’efficacia;
  • La sicurezza;
  • L’economicità.

Aspetto imprescindibile, affinché si garantisca l’efficacia, la sicurezza e l’economicità, è la conservazione.

-CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA E B2B

La conservazione digitale di un documento non è altro che quel tipo di conservazione che, prima dell’entrata in vigore del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013, veniva fatta sempre e comunque nel rispetto dell’art. 2215 del codice civile e quindi spesso su carta.

In concreto la conservazione digitale è quel processo che ti consente di conservare secondo termini di legge un documento, nel caso di specie di fatture, in formato elettronico\digitale.

Se prima dell’entrata in vigore del Decreto del 2013, la conservazione delle fatture in formato cartaceo, era corrispondente ai 10 anni dalla emissione, dalla successiva pubblicazione del medesimo decreto la conservazione delle fatture in formato digitale è corrispondente ai 10 anni dalla emissione stessa. Tale principio è conforme all’articolo 2215 bis del c.c.

Certo è vero che, differentemente alla procedura di adozione, antecedente il 6 giugno 2014, la procedura di creazione, trasmissione e conservazione successiva al 6 giugno 2014 è senz’altro più invogliante.

-LA GERARCHIA DELLA DIGITALIZZAZIONE! I 4 STEP!

Gli step di cui di parlavo sono facili, chiari e comprensibili e ti evitano di incorrere in sanzioni, ahimè esose.

  1. I° STEP: PROCESSO.

Per non incorrere in errore, conosci il vantaggio della digitalizzazione, quando impari a parlare in digitale e ad adottare processi in digitale. La base della digitalizzazione, difatti, è il processo e non il documento. Considera il tuo processo il primo Step per eccellenza della digitalizzazione.

Quindi per digitalizzare il processo, ti ricordo le 7 regole di digitalizzazione dei processi che fanno parte del mio Metodo Savino® che è unico in tutta Italia e che offre la possibilità di digitalizzarsi davvero partendo dai processi e non dai software o dai file XML :

Il Metodo Savino® per la digitalizzazione dei processi aziendali attraverso le 7 regole di digitalizzazione.
Il Metodo Savino® per la digitalizzazione dei processi aziendali attraverso le 7 regole di digitalizzazione.
  1. Modelli Organizzativi
  2. Reigegnerizzazione e Digitalizzazione dei Processi
  3. Piano di Sicurezza
  4. Monitoraggio e Feedback
  5. Tipologie e Funzioni Aziendali
  6. Organigramma
  7. Compliance Digitale

 

Il rispetto delle regole, di fatto, costituiscono maggiore competitività e migliorie per i processi nel campo della digitalizzazione, permettendo così di esaltare il bello della digitalizzazione.

Per la corretta digitalizzazione dei processi aziendali un’attenta analisi delle 7 mission.

  1. MODELLI ORGANIZZATIVI DELLA GESTIONE INFORMATICA: parti dai modelli organizzativi per rivedere i processi informatici e le migliori soluzioni, in quanto si deve sempre digitalizzare a monte il documento e l’informazione inerente il documento stesso;
  2. REIGEGNERIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI: progetta e programma sempre i processi secondo una logica di digitalizzazione, reingegnerizzando quello che si deve migliorare o cambiare.

Un processo è un insieme di passi e decisioni che vengono intraprese per raggiungere un certo obiettivo o risolvere un problema. Ad esempio un processo di ciclo attivo di fatturazione potrebbe essere sintetizzato in maniera molto semplificata nei seguenti passi:

 

  • Ricezione dell’ordine
  • Ordine ad un magazzino di preparazione merce
  • Preparazione bolla di accompagnamento e invio merce
  • Preparazione, protocollazione ed invio fattura (elettronica o cartacea con
  • Riscossione del pagamento con eventuale versamento dell’IVA ecc.
  • Eventuale dematerializzazione fattura
  • Invio fattura in conservazione

 

Ciascuno dei passi elencati può essere chiaramente articolato in più sottoprocessi.

In un processo è chiaro che si trattano dati, dati ed ancora dati e la digitalizzazione, ovvero l’uso delle tecnologie informatiche e la dematerializzazione del cartaceo sono un vantaggio fondamentale in quanto permettono di:

 

1)Velocizzare ed ottimizzare i processi grazie alla disponibilità immediata delle informazioni, la possibilità di condividerle e, conseguentemente, la parallelizzazione di molte attività altrimenti eseguite sequenzialmente.

2)Facilitare le operazioni di ricerca, consultazione e raffronto delle informazioni (documenti, pratiche) in quanto i documenti informatici sono molto più gestibili rispetto ai corrispettivi cartacei.

3)Gestire e monitorare tutte le proprie attività: ad esempio è possibile tener traccia dei carichi di lavoro degli operatori, delle pianificazioni e delle relative scadenze delle pratiche associate, delle richieste di supporto dei clienti, spesso solo verbali e mai tracciate

3)Realizzare economie in termini di consumi cartacei ed archiviazione

Per ottenere i vantaggi sopra elencati, però, non è sufficiente acquistare un software, ma anche tener presente di come tutte le attività vengono eseguite nel proprio studio e di conseguenza come riorganizzarle traendo il massimo profitto dalla tecnologia.

In questo Seen Solution affianca il cliente accompagnandolo in un’analisi dei propri processi produttivi ed in una reingegnerizzazione degli stessi in cui la parte tecnologica diventa funzione delle necessità e non un qualcosa che finisca con il causare un impedimento dato l’ancoraggio degli operatori ai vecchi modi consolidati di lavorare. A tal proposito Seen Solution fornisce anche tutta la formazione necessaria e segue le attività del cliente in un approccio di formazione anche sul campo

  1. PIANO DI SICUREZZA E DI QUELLO DI CONSERVAZIONE DIGITALE: implementa un piano di sicurezza adatto alle singole esigenze aziendali, non un pacchetto standardizzato ma un pacchetto ad hoc che risponda ai bisogni aziendali, in quanto è necessario sempre creare un piano di conservazione digitale sicuro.
  2. MONITORAGGIO E FEEDBACK: monitora costantemente il piano di digitalizzazione implementato, innovandolo sempre con vantaggi ad hoc per la digitalizzazione a norma e chiedendo i feedback a tutti gli stakeholders in gioco;
  3. TIPOLOGIE E FUNZIONI AZIENDALI: definisci quali documenti saranno oggetto di conservazione e eventualmente oltre ai documenti anche quali informazioni e record conservare digitalmente. Oltre ai Workflow bisogna gestire uno storico versione dei documenti e dei record, uno storico transazioni e gli alert predisposti per prevenire eventuali problemi. Lega il tutto alle funzioni aziendali e ai rispettivi ruoli in azienda;
  4. ORGANIGRAMMA: definisci un organigramma per stabilire i singoli ruoli per attuare correttamente la digitalizzazione secondo le norme vigenti, il tutto nel rispetto dei principi Privacy e della Reingegnerizzazione del Processo;
  5. COMPLIANCE DIGITALE: verifica di essere compliance alla normativa per poter permettere di digitalizzare i processi aziendali.

 

  1. II° STEP: DOCUMENTO

 

Se digitalizzi il processo, il II° step è la digitalizzazione del documento, non un semplice PDF, ma un record, una informazione. Ne consegue che la nostra attenzione non debba focalizzarsi sul semplice documento bensì su una molteplicità di informazioni e record che ogni giorno gestiamo. Ciò dobbiamo conservare correttamente! Infatti questo è il motivo per il quale la fattura elettronica non è un PDF, ma un file XML strutturato, ovvero le informazioni e i dati inseriti nella fattura sono facilmente reperibili e integrabili in un qualsiasi sistema informativo. Quindi se pensi che ti è impossibile leggere con un occhio umano un file XML, pensa contrariamente che per un sistema informativo e quindi un software, il file XML è il suo “pane quotidiano” o meglio quello che vorrebbe sempre “mangiare”. E devi imparare a conservare i record e le informazioni non semplicemente e stupidamente i file. Devi imparare a digitalizzare e a processare il contenuto non il contenitore.

 

  1. III° STEP: FIRMA

Firmare i documenti in digitale ti consente di dare maggiore valore legale al documento nel tempo. In particolare, la firma digitale, quale firma elettronica qualificata per eccellenza, garantisce la paternità, autenticità, integrità e immodificabilità sul documento.

E se pensi che serva la chiavetta USB per firmare digitalmente i documenti e le fatture, ti sbagli. Oggi esistono diverse tecnologie, come ad esempio la firma remota massiva in HSM che permette di firmare digitalmente una o un milione di documenti in poco tempo, senza PIN e in maniera sicura. Lo stai già facendo ? Spero di si! E poi ricordati : puoi anche firmare allo stesso modo record ed informazioni oltre che semplicemente e stupidamente file.

  1. IV° STEP: CONSERVA

La conservazione in digitale è l’ultimo Step fondamentale per concludere il processo di digitalizzazione. Al fine di consentire la chiusura del processo di conservazione, e quindi di determinare l’opponibilità a terzi dei documenti conservati, si necessita l’utilizzo di firma digitale e la marca temporale, nel rispetto di cui alle regole tecniche del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013, sul pacchetto di archiviazione fornito dal Responsabile della Conservazione o dal Responsabile del Servizio di Conservazione, qualora il servizio venga delegato all’esterno.

 Quali sarebbero le migliori soluzioni software per la Tua azienda?

<< Non posso darti le migliori soluzioni…. Sarebbe inutile inserirti qualche insensato screen short delle mie soluzioni software… le mie soluzioni software vengono adattate in base alle singole esigenze del cliente… non esiste tutto per tutti…. Se cerchi un software che come una scatola stupida ti faccia il file XML e che puoi firmarlo e che lo puoi inviare tramite SDI, ma poi non digitalizzi i processi applicando le 7 regole di digitalizzazione che hai letto sopra, allora non stai approfittando dei veri vantaggi della digitalizzazione e della fatturazione elettronica. Ad esempio hai pensato ai documenti allegati alla fattura o ai tuoi processi legati alla fattura elettronica ? Ecco, se cerchi il massimo sia in termini di efficacia che di efficienza basta un semplice click e avrai l’eccellenza nei processi di digitalizzazione, perché il software è l’ultimo dei tuoi problemi. Noi ti diamo quello di cui hai bisogno, rispettando le 7 regole e fornendoti le soluzioni ad hoc su misura per te in cloud e che gestisce tutto il flusso e soprattutto i processi. Anche perché ricorda : se abbiamo accreditato 1/3 di tutti i conservatori accreditati presso Agid e stiamo continuando ad accreditarne altre, evidentemente conosciamo il mercato da un punto di vista più alto 🙂 >>.

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