Sai che non basta il Manuale del Responsabile del Servizio di Conservazione?

Posted by

Iniziamo da una certezza : anche se sei un Privato e deleghi il processo di conservazione digitale ad un conservatore accreditato , non ti basta avere il manuale del responsabile del servizio di conservazione digitale.

Per tre motivi che ti andrò a spiegare nel dettaglio dopo e che derivano anche dalla nostra esperienza in Seen Solution, visto che abbiamo aiutato molte aziende ad accreditarsi e altre ne stiamo aiutando e che presto saranno accreditate :

1. Il Manuale di un Conservatore accreditato contiene i flussi , i processi , i requisiti infrastrutturali di sicurezza fisica e logica, i flussi archivistici e le metodologie di conservazione digitale utilizzati dall’azienda o Ente accreditato per erogare il servizio . Detto in poche parole racchiude la descrizione standardizzata di tutte le procedure per conservare dati e documenti . Standard significa che il servizio viene erogato in un certo modo e quel modo viene appunto garantito da Agid.

2. C’è un processo particolare nella conservazione digitale, ovvero quello del versamento dei documenti. È un processo molto importante che descrive come i documenti e i dati vengono appunto versati in un sistema di conservazione. Il passaggio quindi da un Produttore ad un Conservatore.

3. Il conservatore accreditato viene delegato per mezzo del responsabile del servizio di conservazione digitale , non quindi come vero responsabile della conservazione.

Bene.

Ora ti spiego nel dettaglio le semplici considerazioni e valutazioni sui tre punti sopra indicati.

Partiamo da questo : il Manuale del responsabile del servizio di conservazione è un Manuale standard che viene utilizzato per tutti i clienti del conservatore accreditato. In pratica che sia uno il cliente o cento clienti , tutti faranno riferimento a questo documento. Per questo motivo Agid ha previsto il cosiddetto allegato Specificità del Contratto che deve contenere personalizzazioni e specifiche soluzioni da integrare con le richieste e le soluzioni del Cliente.

Ma questo documento deve essere appunto supportato da un altro documento che deve descrivere i flussi informativi ed archivistici propri del versamento dei documenti verso il sistema di conservazione digitale e di come questi vengono creati, gestiti e inviati rispettando le direttive del CAD e del DPCM di Novembre 2014, in materia di formazione e produzione di documenti informatici .

Questo documento è evidentemente molto simile al Manuale del Responsabile della Conservazione che appunto può essere già inserito nel documento Specificità di Contratto e che non è il Manuale del Responsabile del Servizio di conservazione. 

Tutto questo deriva appunto dal fatto che il processo di versamento non può essere sempre standardizzato per tutti.

Ed è anche ovvio come il responsabile del servizio di conservazione non è il responsabile di conservazione , ma è solo quest’ultimo che delega al conservatore accreditato il processo di conservazione digitale. 

Questi sono i motivi per cui ogni volta che seguiamo un’azienda che vuole accreditarsi, come prima cosa la nostra consulenza e gli sviluppi che realizziamo , mirano a rendere il futuro conservatore accreditato completamente in grado di fornire un servizio che ha un valore molto maggiore rispetto al “semplice” accreditamento. Così da avere un mercato più ampio e non solo verso le Pubbliche Amministrazioni, ma implementando una vista per processo a seconda della tipologia di cliente .

Quindi per concludere , se sei una PA ti invito a leggere questo fondamentale articolo , se sei un privato devi verificare quanto scritto sopra per evitare di incorrere in evidenti problematiche .

Che il Digitale sia con Te.

4 comments

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *