L’errore più grande che una PA commette quando si affida ad un Conservatore Accreditato

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L’errore più grande che le PA commettono quando si affidano ad un conservatore accreditato

Questo post chiarisce in modo pratico il rapporto che ad oggi c’è tra un conservatore accreditato ed  una Pubblica Amministrazione.

Se sei una PA e stai leggendo questo post, allora dopo non ti sentirai tanto tranquillo, ti avviso. Se non sei una PA e stai leggendo questo post, certamente penserai che questa roba qui che c’è scritta di seguito forse nessuno la comunica in modo corretto.

Fatta questa premessa, parliamo dell’annosa questione della conservazione digitale a norma dei documenti informatici , inviati, ricevuti ed interni delle Pubbliche Amministrazioni, compreso l’ultimo arrivato ovvero il registro di protocollo informatico.

Di fianco a questa annosa questione c’entra evidentemente anche la figura ancora mistica del responsabile della conservazione, che lo ricordo ancora una volta, ma lo farò per tutto l’articolo, deve essere interno alla PA e che se vuole può delegare ad un conservatore accreditato di cui all’art. 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) uno o più processi secondo quanto riportato dall’articolo 5 del DPCM del 3 Dicembre 2013 e che qui si riporta in toto :

Art. 5

Modelli organizzativi della conservazione

1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.  2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione puo’ essere svolta:
a) all’interno della struttura organizzativa del soggetto
produttore dei documenti informatici da conservare;
b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti,
pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.
3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di
conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui
all’art. 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attivita’ culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni.

Quindi se sono una PA ho due possibilità :

  1. Mi faccio tutto internamente, acquistando casomai soltanto software o consulenza o formazione o tutte e tre, quindi posso essere aiutato.
  2. Mi affido ad un conservatore accreditato.

Il fatto è che la seconda possibilità non esclude la nomina a responsabile della conservazione interno alla PA e la redazione dei manuali e anche altre cosucce.
Mi spiego meglio.

Un conservatore accreditato opera secondo quanto definito appunto dall’art. 44-bis del CAD e dai requisiti adottati da Agid che ha predisposto in modo ottimale tutta una serie di linee guida, schemi e documentazione per chiunque volesse diventare conservatore accreditato. Se noti bene, tra le figure richieste per i conservatori accreditati, c’è il cosiddetto responsabile del servizio di conservazione, che NON E’ il responsabile della conservazione della PA.

A maggior ragione, se non credi a me ( anche se dovresti per il semplice motivo che abbiamo seguito l’iter di accreditamento di diverse aziende che oggi sono nell’elenco e altre ancora ne stiamo accreditando e che arriveranno a breve ), se attivi il servizio di un conservatore accreditato, nei vari moduli e modelli viene espressamente richiesto il nominativo del responsabile della conservazione della PA.

Quindi mi stai dicendo che il responsabile della conservazione e il responsabile del servizio di conservazione sono due ruoli distinti ?

Si esattamente, ti sto dicendo proprio questo! La PA anche in presenza di un conservatore accreditato, deve OBBLIGATORIAMENTE dotarsi del responsabile della conservazione interno e di un proprio sistema con relativo manuale e un piano di sicurezza della conservazione, distinto da quello del conservatore.

Anche il manuale del responsabile di conservazione non è quello del conservatore accreditato. Stai attento su questo. Se sei una PA e pensi che il tuo manuale sia quello online del conservatore accreditato, sbagli tanto tanto tanto. Devi avere il tuo Manuale del Responsabile della Conservazione che tra le altre cose deve essere in simbiosi con il Manuale di Gestione, rinnovato dal DPCM del 3 Dicembre 2013 a seguito dell’entrata in vigore dall’11 Ottobre 2015, della conservazione giornaliera del registro di protocollo.

Anche perchè pensaci bene, tu PA devi generare il cosiddetto Pacchetto di Versamento e quello non te lo fa di certo il conservatore accreditato, ma bisogna assolvere a quanto previsto per la realizzazione del sistema di gestione documentale/conservazione (nomina interna del responsabile di conservazione, del responsabile di gestione,  redazione dei manuali, analisi dei flussi documentali e di versamento, etc…)

E’ importante sottolineare questa cosa qui, altrimenti si pensa che l’ennesima delega risolve tutti i problemi. E invece non è così. Noi vogliamo PA veramente digitali nella testa, nei dipendenti e funzionari e nei procedimenti interni, giusto :)?
Per di più l’art. 44 del CAD dice :

…..Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; l’integrità del documento; la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche….

E ancora

…..per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione….

Quindi una PA può delegare una parte del processo ad un conservatore accreditato (che figura come responsabile del servizio di conservazione), ma non potrà mai delegare ad un terzo i compiti obbligatori interni che è destinata a soddisfare per normativa, compresa la nomina del responsabile di conservazione, i manuali e la digitalizzazione a norma dei processi e dei flussi interni. Può farsi certamente aiutare da consulenti e aziende, ma l’aiuto deve essere sia pro-attivo sia condiviso con tutti gli stakeholders del progetto di digitalizzazione. Quando noi andiamo in una PA la prima cosa che facciamo, ad esempio, è di creare il team dei guerrieri digitali. Ovvero quelli che insieme a noi sono pronti a vincere con tutte le proprie forza le sfide della dematerializzazione. Perchè senza gli attori principali della PA, la sfida non si vince, ma si perde a priori.

Questo è un altro grande motivo per cui ti dico sempre che il software è davvero l’ultimo dei problemi e che non risolve niente se prima di tutto non c’è la dematerializzazione dei processi interni, un assessment normativo e un percorso di digitalizzazione a norma che prevede gli step sopra evidenziati.

Che il Digitale sia Con Te

Nicola.

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