Responsabile della Conservazione Digitale nelle PA : paura o formazione ?

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Sul Responsabile della Conservazione ne ho parlato tanto qui sul Blog e ancora ne parlerò ovviamente, soprattutto perchè finalmente questo Ruolo ha ciò che merita, ovvero è l’unica figura che coordina i processi di digitalizzazione, è un Digital Preservation and Information Manager o come lo vuoi chiamare che deve avere competenze digitali e capire i modelli organizzativi. Quello che è certo è che senza il responsabile della conservazione, non esiste digitalizzazione.

Sebbene nelle aziende sappiamo come esternalizzare questa figura e le sua mansioni, che vi ricordo sono tutte indicate nell’Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013 sulle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, nelle PA (Pubbliche Amministrazioni) proprio l’art. 7 ci dice che il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.

Responsabile della Conservazione Digitale nelle PA
Responsabile della Conservazione Digitale nelle PA

Cioè ? Cioè si prende un funzionario o un dirigente della Pubblica Amministrazione e lo si fa diventare Responsabile della Conservazione. Una cosa fichissima e bellissima , non trovi ? Soprattutto se ci sarà qualche funzionario volenteroso che si offrirà a ricoprire questo Ruolo. Insomma, tutto facile e semplice….o forse no ? Forse non è proprio come ho scritto e forse, anzi quasi certamente, un funzionario non può decide dall’oggi al domani di diventare Responsabile della Conservazione, non è un etichetta che si mette sul biglietto da visita o una carica che si prende per iscritto dal Sindaco di turno. E’ una cosa serissima fare il Responsabile della Conservazione, soprattutto nelle PA e le competenze che deve avere questa Figura e questo Manager devono essere molto importanti. E non lo dico io, basta vedere i profili professionali che la stessa Agid ha indicato per quanto concerne i conservatori accreditati. Ma al di là di questo, forse basterebbe vedere le mansioni dell’art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013 per capire che c’è bisogno di una forte competenza.

E se stai pensando : si ok, ma quelli sono i requisiti richiesti per i conservatori accreditati come indicato dalla Circolare n. 65/2014 di Agid, cosa c’entra con le competenze del responsabile in azienda o nelle PA ? Bene, ti dico subito che quegli stessi requisiti, sono quelli che dovrebbero essere seguiti quanto meno anche da Aziende e PA. Anzi nelle PA, questi requisiti sono certamente amplificati. E fidati, te lo dico io che ho già fatto accreditare due aziende come conservatori appunto accreditati.

Allora come fare ? La risposta è una sola : formazione e formazione e ancora formazione! Non c’è altro modo per acquisire delle competenze che man mano poi andranno a migliorarsi con l’esperienza e con la dematerializzazione e digitalizzazione quotidiana. C’è poco da fare, c’è poco da scherzare.

Ma se proprio il dirigente o il funzionario non riesce, oppure non ha tempo, oppure ha 101 cose da fare, allora viene in aiuto sempre il nostro caro DPCM del 3 Dicembre 2013, che ammette la possibilità di delegare qualcosina o tutto, in quanto la stessa delega è prevista esplicitamente al comma 6 dell’art.6 del DPCM 3 dicembre 2013 che cita :

6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria
responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo
di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti
di specifica competenza ed esperienza in relazione
alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata,
esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in
particolare le specifi che funzioni e competenze affi date
al delegato.

Ma stai attento perchè la delega non ti esonera dalle responsabilità. Per ben due motivi : 1. Ricordati che esiste sempre la Culpa in Eligendo e la Culpa in Vigilando (il nostro legale in seen solution ormai mi ha innestato queste paroline magiche..) e 2. L’articolo 6 è chiaro, il responsabile della conservazione può delegare solo sotto la propria responsabilità. Ovvero non potete nominare un altro responsabile della conservazione al vostro posto, ma al massimo potete delegare una parte del processo o interamente. 

Quindi il mio consiglio prezioso per tutti i dirigenti e funzionari delle PA che dal 31 Marzo dovranno affrontare il digitale per forza di cose, è questo : Delegate a chi fa questo di mestiere facendovi aiutare, ma (e sottolineo il ma) formatevi! Perchè senza la formazione, non potete neanche capire cosa, come e quanto potete delegare!

Insomma : il digitale è arrivato, ora non puoi pensare che c’è tempo. Corri:)!

25 comments

  1. Ciao Nicola, sto leggendo tutti i tuoi articoli.
    Solo una curiosita’ :un rivenditore mi ha dichiarato che SOLO chi e’ dotato del prodotto di uno dei “Conservatori accreditati” (http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-accreditati) puo’ fare conservazione sostitutiva in “casa propria” delle fatture verso la PA, ovvero, se compro un software che non sia di queste aziende la mia conservazione non ha alcuna validita’ legale.
    Mi sembra una bufala del “solito” commerciale che tira acqua al proprio mulino, e’ vero o ha ragione lui ?

    grazie mille
    (halmv@yahoo.it)

  2. Ciao,
    hai detto bene. E’ una grande Bufala. La norma è chiara e te la dico in poche parole : Se Sei una PA e devi fare conservazione sostitutiva/digitale allora devi avere come responsabile del servizio di conservazione, un Conservatore Accreditato. Se invece sei un’azienda e mandi una fattura elettronica alla PA, non hai bisogno di un Conservatore Accreditato, ma di qualsiasi azienda con le dovute competenze e certificazioni.:)

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