Cos’è la conservazione sostitutiva

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Cos’è la Conservazione Sostitutiva ?

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmente ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio. La normativa italiana ha regolamentato nel corso degli anni la procedura della conservazione sostitutiva, fornendo tutte le “istruzioni” giuridiche per evitare di produrre altra carta e “distruggere” quella presente nei vecchi archivi cartacei.
La normativa italiana, quindi, permette la totale dematerializzazione di tutti i documenti cartacei. Si parte dalle fatture, grazie alla fatturazione elettronica, passando per i libri contabili, obbligatori per tutte le aziende, sino ad arrivare alle cartelle cliniche. Quindi in pratica tutti i documenti aziendali possono essere dematerializzati.

Inoltre grazie alla Conservazione Sostitutiva, applicando quella che si chiama direttamente Conservazione Digitale, è possibile produrre documenti nativamente digitali e quindi evitare di produrre nativamente documenti cartacei. Questo è possibile sia grazie la normativa italiana ed europea, sia grazie alle tecnologie come ad esempio l’uso della firma digitale o della firma grafometrica, che permettono di gestire appunto informazioni e dati direttamente in digitale, dandone comunque opponibilità a terzi. 

 

IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E DIGITALE DEI DOCUMENTI: VERSAMENTO, ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE

Il processo di conservazione dei documenti vede più attori coinvolti nel processo e può essere suddiviso in tra fasi principali: versamento, archiviazione, distribuzione.
Il produttore della documentazione da conservare (frutto di dematerializzazione o di documenti nativamente digitali) consegna al responsabile della conservazione, che lo prende in carico, il pacchetto di versamento, che contiene tutti i documenti che devono essere “versati” al sistema di conservazione e che quindi devono essere conservati.
I documenti possono essere o il frutto di una dematerializzazione o essere nativamente digitali, secondo quanto espresso nel paragrafo precedente.
Prima di effettuare il passaggio successivo, che è la fase di archiviazione, il responsabile della conservazione verifica i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento, genera poi il rapporto di versamento (documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore) e archivia i documenti nel sistema di conservazione.

Fatto ciò il responsabile della conservazione avvia il processo di conservazione vero e proprio e genera il pacchetto di archiviazione (pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità descritte nel decreto sulle regole tecniche del sistema di conservazione) che deve essere firmato dal responsabile stesso e marcato temporalmente.
L’ultima fase, la fase di distribuzione, consiste nel generare un pacchetto anche questo firmato dal responsabile della conservazione, in risposta ad una specifica richiesta degli utenti come può essere ad esempio l’esibizione dei documenti.
I pacchetti informativi sopra citati, rappresentano le tre fasi della conservazione e distinguono quindi i tre momenti logici principali della conservazione stessa, anche se fisicamente i pacchetti di cui sopra possono, in certe circostanze, fisicamente coincidere tra loro
Il sistema di conservazione, nelle sue distinte fasi logiche come sopra espresso, garantirà comunque sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati al suo interno insieme ai metadati associati necessari per la conservazione

IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

La figura centrale del processo di conservazione è il responsabile della Conservazione.
L’attuale normativa di rifermento, che più avanti analizzeremo, conferisce al responsabile della conservazione una serie di funzioni, doveri e responsabilità che sono interamente riportati nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione” e che per comodità riportiamo qui di seguito:
Art. 7 comma 1

Responsabile della conservazione
1. Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformita’ alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita’ alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita’ previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita’ del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrita’ degli archivi e della leggibilita’ degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita’; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il punto m) del comma 1 dell’articolo 7 definisce, tra le funzioni che competono al responsabile della conservazione, la redazione del manuale della conservazione.
Riportiamo qui di seguito il comma 1 dell’articolo 8 per dare evidenza al contenuto e all’importanza del manuale della conservazione
Art. 8 comma 1

Manuale di conservazione
1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

La normativa prevede, nel caso di pubbliche amministrazioni, che il responsabile della conservazione sia un dirigente o un funzionario formalmente designato (comma 3 articolo 7) che può però delegare in outsourcing il servizio di conservazione presso conservatori aventi determinate requisiti e per questo accreditati presso Agid (Agenzia per Italia Digitale).
Nel caso invece di società private, il responsabile della conservazione può essere interno o nominato esternamente all’azienda che affida quindi in questa circostanza in outsourcing la responsabilità della conservazione e le relative attività di conservazione.
Come si evince dall’articolo 7 comma 1, la figura del responsabile della conservazione richiede elevate competenze tecniche, normative e di processo che si rendono assolutamente necessarie per l’espletamento di un ruolo che ha implicazioni organizzative, procedurali, tecniche, giuridiche e normative.

PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI

La normativa italiana sulla conservazione, è una normativa matura che ha visto la rivisitazione e l’aggiornamento delle norme con l’andare degli anni per renderle in linea con gli strumenti tecnologici disponibili.
Riportiamo qui di seguito, sinteticamente, i principali riferimenti normativi sulla conservazione dei documenti.

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

DECRETO 17 giugno 2014
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005

DECRETO 13 novembre 2014
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

 

Perchè è utile la conservazione sostitutiva ?

Perchè si risparmiano molti soldi. Sono tutti i costi derivanti dalla gestione dei documenti aziendali basata ancora sulla carta. La carta si accumula, si formano archivi di grande dimensioni, che fanno spendere soldi all’azienda e perdere tempo ai dipendenti. La gestione documentale informatica, risolve questo problema. Tutte le informazioni possono essere infatti gestiti attraverso procedure e protocolli informatici. E grazie ai software di Document e Content Management System, si riescono a sviluppare procedure di recupero, gestione e ricerca delle informazioni, più performanti.

Ma soprattutto se si digitalizza un processo invece che il singolo documento, si ottengo davvero enormi vantaggi in quanto si riesce a digitalizzare il processo che contiene dati ed informazioni che siano strutturati, condivisibili internamente ed esternamente, intelligenti, certi ed opponibili a terzi, sicuri, identificabili e ricercabili.

Se pensi infatti che l’unico vantaggio della Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica sia buttare via la carta, allora non stai digitalizzando i tuoi processi e anche se fossi stato lungimirante ed innovativo e ti sei dotato di un fornitore che attraverso un sistema di conservazione digitale a norma, non ti fa più stampare, in realtà scoprirai, che stai buttando i tuoi soldi per un vantaggio che ti sembra importante (non avere più la carta), ma che in realtà è molto stupido. 

Stupido perchè dovresti invece digitalizzare il tuo processo e reingegnerizzarlo, facendo in modo che se prima facevi le attività A. B. C e D, ora grazie al documento informatico farai A.B e C.

Se vuoi conoscere di più sul perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento, iscriviti subito gratuitamente su www.forzadigitale.it 

 

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