Il protocollo informatico : il punto d’inizio per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Il Legislatore definisce il come ’’l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti’’, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Tale definizione è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

Quindi già nel 2000, si parlava di protocollo informatico per eliminare gli archivi cartacei, diminuire gli uffici di protocollo, migliorare e automatizzare il flusso documentale, migliorare la trasparenza dei processi amministrativi e rendere quindi un servizio migliore al cittadino e/o impresa. Meglio ancora è stato fatto con il decreto del 14/10/2003, dove vennero specificate le linee guide per l’adozione del protocollo informatico.

Tale decreto, obbligava le PA ad adottare il protocollo informatico, dal 1° Gennaio 2004, con tutte le procedure ad esso associato che si andavano a definire.

Ma perchè è essenziale il protocollo informatico ? Quali sono le sue caratteristiche tecniche ? Quali i processi amministrativi che entrano in gioco ?

Lo scopo principale del protocollo informatico è quello di contribuire a creare le condizioni organizzative funzionali e tecnologiche per la progettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemi informativi automatizzati al fine di gestire i procedimenti amministrativi in modo elettronico.

Quindi si capisce benissimo, parlando appunto di gestione elettronica, come la documentale debba avere come requisito principe, proprio lo sviluppo del protocollo informatico.

La descrizione nel flusso documentale dei documenti delle singole PA, costituisce l’aspetto fondamentale di tutto il processo di automazione del sistema documentale e procedimentale, in quanto solo la conoscenza completa di tutti i processi e le attività coinvolte, permette di realizzare un processo di automazione in linea con i principi di trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità. Il tutto quindi deve anche prevedere sia la gestione dei singoli - elettronici, sia successivamente la loro conservazione a norma, proprio grazie alla o alla qualora si tratti di fatture.

E’ chiaro anche come ci siano delle specifiche attività da svolgere su ogni flusso documentale, quali la classificazione del documento, la sua conservazione, il workflow documentale di appartenenza, etc…

Ad esempio, come specificato anche dal , in termini operativi, nell’ambito del processo di gestione documentale i documenti amministrativi possono essere classificati in : ricevuti, inviati, interni formali ed interni informali. Mentre in termini tecnologici, possono essere considerati o informatici o analogici. Il protocollo informatico deve appunto riconoscere automaticamente la tipologia documentale trattata e deve provvedere, ovviamente informaticamente, alla corretta gestione e formazione. Basti pensare come siano diverse le procedure per un documento analogico, rispetto ad uno informatico. Se pensiamo alla sola conservazione, ci accorgiamo che ci sono enormi differenze. Ma non solo. Anche il flusso documentale inerente un documento analogico è totalmente diverso da quello digitale. E il protocollo informatico, è nato proprio per gestire quest’ultima categoria documentale. A titolo di esempio e per specificare meglio le nostre argomentazioni, riportiamo di seguito la formazione del documento amministrativo, discusso dal per mezzo del protocollo informatico :

I documenti dell’amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto

dalla vigente normativa.

Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale:

tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore

nello spazio riservato all’oggetto;

è riferito ad un solo protocollo;

può far riferimento a più fascicoli.

Le firme (e le sigle se si tratta di documento analogico) necessarie alla redazione e perfezione

giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici

sono definite dai singoli responsabili.

Il documento deve consentire l’identificazione dell’amministrazione mittente attraverso le

seguenti informazioni:

la denominazione e il logo dell’amministrazione;

l’indicazione completa dell’ente che ha prodotto il documento;

l’indirizzo completo dell’amministrazione (via, numero, CAP, città, provincia);

il numero di telefono;

il numero di fax protocollo;

il codice fiscale dell’amministrazione.

Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:

luogo di redazione del documento;

la data, (giorno, mese, anno);

il numero di protocollo;

il numero di repertorio (se disponibile);

il numero degli allegati, se presenti;

l’oggetto del documento;

se trattasi di documento digitale, o qualificata da parte

dell’istruttore del documento e sottoscrizione digitale del RPA e/o del responsabile

del provvedimento finale;

se trattasi di documento cartaceo, sigla autografa dell’istruttore e sottoscrizione

autografa del Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) e/o del responsabile

del provvedimento finale. “

Molto importante sono anche le caratteristiche tecniche che il CNIPA indica per quanto concerne i sistemi informativi di scambio tra le PA :

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi

è garantire sia l’interoperabilità, sia i requisiti minimi di sicurezza di seguito richiamati:

l’integrità del messaggio;

la riservatezza del messaggio;

il non ripudio dei messaggi;

l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all’interno

delle PA;

l’interconnessione tra PA;

la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;

l’interoperabilità dei sistemi informativi pubblici.”

Leggendo i primi tre requisiti, possiamo fare certamente e con sicurezza questa considerazione :

l’integrità, la riservatezza e il non ripudio del documento-informazione-messaggio, possono essere soddisfatti solo ed esclusivamente grazie alla . Ed ancora una volta, notiamo come sia importante l’interoperabilità dei sistemi informativi. Ma non solo per la PA, anche per le aziende può essere fatto lo stesso discorso. Su questo argomento non mi stancherò mai di ripetere questa mia legge personale : L’ Open Source è l’unica piattaforma che soddisfa a pieno l’interoperabilità di un sistema.

Concludiamo questa brevissima trattazione sul protocollo informatico, lasciando a voi lettori la visione di questa immagine che riporta esempi di flussi documentali interni ed esterni ad una PA, che di certo evidenziano, come da me specificato in altri posti, come non sia importante il prodotto-software di gestione protocollare dei documenti, ma quanto e soprattutto l’analisi, lo studio, la ricerca e la gestione dei processi documentali-business che si sviluppano in una pubblica amministrazione o azienda.

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Nicola Savino

About Nicola Savino

Sono un Digital and Information Manager, appassionato di conservazione digitale e di tutti i processi di dematerializzazione. Che il digitale sia con voi.