La delibera CNIPA n. 11 del 2004, indica i seguenti ruoli al Responsabile della Conservazione Sostitutiva :

a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilita’ che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b. archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1. descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
2. estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4. indicazione delle copie di sicurezza;
c. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d. verifica la corretta funzionalita’ del sistema e dei programmi in gestione;
e. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attivita’ al medesimo attribuite;
g. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
h. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilita’ dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puo’ delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attivita’ ad una o piu’ persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3. Il procedimento di conservazione sostitutiva puo’ essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale e’ svolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall’art. 3, comma 2, e dall’art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l’intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.

Andando ad analizzare i compiti, si capisce come il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, debba avere diverse competenze. A mio parere un Responsabile deve essere : un eccellente informatico, un buon giurista, un bravo archivista e un grande esperto di privacy. Chiaro che una singola persona non può avere di certo quattro lauree, ma sicuramente deve conoscere profondamente le materie di cui sopra. Così come è chiarissimo che tipicamente il primo mestiere di un Responsabile della Conservazione Sostitutiva, deve essere quello informatico. La conservazione sostitutiva, infatti, tratta di documenti informatici e di Document Management System, di Compliance e di Auditing, di Sicurezza e di Web Application, di software e di protocolli/standard; quindi è necessario avere grandissime competenze nel ramo dell’ Information Technology. Ma non basta. Conoscere le leggi e la normativa in materia di conservazione digitale, è altrettanto importante. Anche il migliore software del mondo che conservi correttamente i documenti digitali, può essere completamente inadatto se non rispetta i requisiti richiesti dal legislatore italiano. Ed è altrettanto vero che in questa materia, bisogna saper gestire gli archivi. Anche quelli informatici. Un buon archivista conosce le metodologie e gli opportuni processi da applicare costantemente ad un archivio, sia esso cartaceo o informatico, al fine di garantire la corretta tenuta nel tempo. E ultimo, ma non meno importante, c’è bisongo di competenze di legacy. Questo perchè si tratta di documenti sensibili, contenenti dati privati e che specificano dettagliatamente il know-how dell’azienda. Immaginate cosa accadrebbe se persone non auturizzate vengono a conoscenza di informazioni riservate, quali possono essere quelle contabili, fiscali e/o di lavoro?.

Insomma il Responsabile della Conservazione Sostitutiva ha l’onore ed il dovere di assicurare la corretta tenuta nel tempo dell’archivio informatico. Inoltre si comprende come sia necessario costituire un Albo dei Responsabili della Conservazione Sostitutiva, al fine di ragantire che la procedura di conservazione sostitutiva sia validata e certificata da personale autorizzato per questi delicati compiti, tra i quali di grandissima importanza vi è la redazione del Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.

Ma come formare un ottimo Manuale della Conservazione Sostitutiva ? Cosa deve essere inserito all’interno ? Quali devono essere i compiti specifici elencati ? Solo quelli del Cnipa o altri ? Devono essere inserite altre informazioni, quali ad esempio quelle tecniche ? Queste ed altre domande verrano discusse sulla piattaforma di conference riservata agli iscritti.

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