La Rivoluzione della PA, più Digitale dal 12 Agosto : ecco il White Paper che risponde a tutte le tue domande

La conservazione digitale nelle PA, diventa un processo indispensabile dal 12 Agosto 2016
La conservazione digitale nelle PA, diventa un processo indispensabile dal 12 Agosto 2016

In questi ultimi due anni, 2014 e 2015, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto fare i conti con una vera e propria rivoluzione digitale.

A dire il vero già da molto tempo l’articolo 40 del codice dell’amministrazione digitale richiedeva alle pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, sostenendo che un successivo decreto avrebbe categorizzato le (poche) categorie documentali per i quali fosse possibile la redazione cartacea in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica.

Ciò che ha ostacolato il cambiamento ad una PA pienamente digitale nei processi era fondamentalmente la mancanza delle regole tecniche attuative che avrebbero dovuto descrivere nel dettaglio il processo della digitalizzazione inclusivo dei formati, della descrizione dei processi e dei ruoli e dei compiti delle figure responsabili coinvolte,invece ora ci sono e sono complete !

Si è partiti con la Fatturazione Elettronica il 6 Giugno 2014 per gli Enti Centrali per poi arrivare al 31 Marzo 2015, con tutti gli altri Enti e quindi anche quelli Locali. Si è, quindi, continuato con il Piano di Informatizzazione delle Procedure per mezzo dello SPID e con altri obblighi normativi tipo l’adeguamento a PagoPA.

In tutto questo, si è inserito il nuovo regolamento Eidas sui servizi di identificazione e fiduciari in vigore dal primo luglio 2016 che avrà impatti sui servizi di firma elettronica e di recapito certificato e per il quale si tenderà sempre più a valorizzare soluzioni sul tipo dello SPID e la stessa PEC dovrà essere modificata se si vuole darle un ruolo in un contesto europeo e non solo nazionale.

Il codice dell’amministrazione digitale è in fase di profonda revisione e tra le ratio innovatrici si tende ad estendere sempre di più verso il cittadino l’obbligo attualmente vigente per le imprese di comunicare digitalmente con le PA. Ciò grazie anzitutto al concetto di “domicilio digitale”.

Un denominatore comune delle regole teniche citate, ma in generale di tutta la normativa attuativa dei requisiti di digitalizzazione delle PA è il focus sui processi: le Pubbliche Amministrazioni dovranno avere processi interamente digitali e nuove responsabilità, attribuite a figure ben precise ed ovviamente fare i conti con la conservazione digitale dei proprio atti e dei proprio documenti informatici.In questo contesto i manuali di gestione documentale e di conservazione sono chiaramente identificabili come documentazioni di processo, mentre il responsabile della gestione documentale ed il responsabile della conservazione sono da ritenersi dei responsabili di processo.

Ricordiamo, infine, che la riforma Madia dell’agosto 2015 delle PA ha previsto regimi sanzionatori o premiali per le PA che si distinguono nell’innovazione e ha enfatizzzato il concetto di “digital first”, ovvero un’innovazione dei processi usando in maniera efficace ed efficiente tutti i mezzi che le nuove tecnologie ci offrono.

In tale contesto la scadenza del 12 Agosto 2016, secondo quanto dettato dal DPCM del 13 Novembre 2014, in base alla quale tutti i documenti prodotti dalla PA dovranno essere completamente digitali e quindi conservati in modalità digitale, applicando la conservazione digitale. Ovviamente anche i documenti ricevuti, che visto l’obbligo saranno digitali, dovranno essere conservati in digitale, mentre per quelli cartacei, potrà essere sempre applicata laconservazione sostitutiva, nei casi in cui siano gestiti documenti analogici.

Per scaricare il White Paper, clicca qui. 

Che il Digitale sia Con Te

Nicola Savino

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Il documento informatico è morto ed è morta anche la sua conservazione sostitutiva e digitale

Il documento informatico ha avuto negli anni diversi mutamenti così come la sua conservazione sostitutiva e digitale, dalle modifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale avvenute nel 2010, al Regolamento eIDAS, passando per il DPCM del 13 Novembre 2014 sulle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici. Oggi dobbiamo essere in grado di conservare i nuovi documenti, che sono diventati informazioni e record strutturati tra di loro e non più oggetti e semplici file.

La conservazione sositutiva e digitale è morta.

Siamo circondati da informazioni digitali che dobbiamo imparare a conservare senza dover conservare documenti.
Siamo circondati da informazioni digitali che dobbiamo imparare a conservare senza dover conservare documenti.

Partiamo da un presupposto fondamentale: oggi siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento(file o fasciolo), ovvero abbiamo il contenuto ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni. Sebbene siamo anche sommersi dai documenti digitali che ci scambiamo ogni giorno a mezzo e-mail, tramite sistemi di controllo di gestione, tramite sistemi informativi e informatici, tramite applicazioni Web in cloud, è altrettanto indubbio che tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali e anche pubblici. E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi.

Ne consegue che la nostra attenzione non deve più focalizzarsi sul singolo documento inteso come oggetto, ma sulle informazioni e appunto sui singoli record che ogni giorno creiamo e gestiamo e che dovremmo imparare a conservare correttamente.

Sappiamo che la definizione di documento varia a seconda dell’ambito in cui viene utilizzata: archivistico, giuridico, contabile, aziendale, etc ma sappiamo anche che un documento è anche “una cosa che fa conoscere un fatto” ed è indipendente dal supporto con cui è stato redatto. Sappiamo che il documento informatico è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Ma se il documento fosse un’informazione e non il contenitore ?

Del resto abbiamo già visto come il DPCM del 13 novembre 2014, insieme al regolamento eIDAS in vigore dal 1 luglio del 2016, ci ricordano che la definizione di documento informatico è molto più vasta rispetto al contenitore documentale che abbiamo in mente.

Dobbiamo quindi imparare a conservare digitalmente e a digitalizzare a norma non più documenti ma informazioni, dati, quindi record.

In questo senso il documento come oggetto documentale non avrà più senso di esistere, se non nei casi particolari e in settori diversi come ad esempio quelli giuridici, archivistici, eccetera.

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Conservazione sostitutiva dei rapportini di assistenza tecnica, nessuno pensa per processi

report-writingOggi ti parlo della conservazione sostitutiva dei rapportini di intervento o di assistenza tecnica. Nella maggior parte delle aziende, c’è sempre un problema tecnico da risolvere. Spesso questo problema viene risolto tramite un intervento di un tecnico specializzato e mandato dall’azienda fornitrice, per risolvere appunto la problematica.

Il tecnico di turno di solito prepara un rapportino di intervento, un vero e proprio rapporto di assistenza tecnica fatta per risolvere il problema.

Da ormai una vita si può digitalizzare un rapportino di intervento, ma la domanda che dobbiamo porci è se utilizzare la firma elettronica avanzata sia lo strumento ideale per farlo.

Un rapportino di intervento ha un ruolo diciamo legale, perchè se a quel rapporto io faccio seguire ad esempio una fattura ( ma non è il solo caso) , il mio cliente potrebbe dire che non è vero che c’è stato quell’intervento quel giorno. Il rapportino invece che ha la firma di entrambi , ovvero del tecnico e di chi ha revisionato, testimonia il fatto che ci sia stato effettivamente un intervento.

Quindi ha un ruolo importante.

Ad oggi la maggior parte delle soluzioni presenti sul mercato hanno due approcci, uno basato sulla tecnologia e una sul prodotto.

La prima introduce la firma elettronica avanzata e quindi la firma fatta tramite i tablet grafometrici, l’altro invece la vendita di un prodotto abbinato di solito al tablet.

Ma nessuno ha pensato al prima.

E’ incredibile come questa cosa di non pensare alla digitalizzazione dei processi prima,  avvenga tutte le sante volte.

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Conservazione Sostitutiva : il luogo di conservazione dei documenti informatici

Circa il luogo di conservazione dei documenti informatici
Circa il luogo di conservazione dei documenti informatici

Ridurre al minimo gli adempimenti in capo al contribuente. La Risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015 semplifica la normativa relativa alla comunicazione del luogo di conservazione sostitutiva o in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari. Questo articolo è scritto insieme alla collega Rossella Ragosta , Digital Legal Consultant di Seen Solution Srl.

La maggiore valorizzazione desumibile dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno del 2014 e dalla Risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015 (quest’ultima adottata dall’Agenzia delle Entrate successivamente all’interpello da parte di Tizio, titolare della Ditta individuale Alfa, relativamente all’interpretazione del dettato di cui all’art. 5 del DMEF del 17 giugno del 2014, proprio al fine di verificare se la  comunicazione del luogo di conservazione sia obbligatoria o meno ai fini fiscali) vale meglio a chiarire i confini applicativi dell’art. 5 del D.M.E.F. del 17 giugno del 2014, secondo cui “1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. 2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. 3. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. (…)”.

La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno del 2014 nonché la risoluzione n. 81/E del 25 settembre del 2015, hanno chiarito definitivamente, infatti, che le comunicazioni AA7 e AA9 per le dichiarazioni di variazione dei dati, si fanno solo in caso di conservazione estere, ovvero quando i server che conservano i documenti sono situati in uno stato estero.

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La dematerializzazione dei processi ed il cubo di Rubik

Di ritorno da una trasferta in giro per l’Italia, io ed il nostro sales manger Claudio Crociati, insieme sul treno stavamo lavorando allo sviluppo di una idea strategica commerciale inerente una campagna sulla dematerializzazione dei processi.

Claudio, abbastanza provato come me del resto, si ferma un attimo, prende la borsa del PC ed invece del PC se ne esce col cubo di Rubik e comincia a risolverlo.

Io dico : “Claudio tutto ok?”

Lui : “Si , si, aspetta un minuto”

Io : ” Ok, curioso, erano anni che non vedevo il cubo di Rubik!”

Passa poco più di un minuto e … risolto.

Superata la prima fase del tipo, ma come cavolo fai a risolverlo e perchè ci ha impiegato un minuto e perchè così d’improvviso, mi è venuto in mente di quanto il cubo di Rubik sia simile ai processi documentali e di conservazione digitale di una azienda o di una PA che sia.

I processi documentali sono come il cubo di Rubik : ci vuole abilità nel risolverli nel modo giusto.
I processi documentali sono come il cubo di Rubik : ci vuole abilità nel risolverli nel modo giusto.

Mi viene quasi voglia di abbracciare Claudio per l’idea che mi aveva fatto venire in mente, ma visto che c’erano le dolci signorine del treno che stavano lì ferme a parlare, ho ovviamente evitato…:)

Non tutti sanno fare il cubo di Rubik, anzi è una cosa per pochi.

E su questo ne sono sicuro.

Ci vuole tempo per imparare, ci vuole della logica, della voglia e della concentrazione.

Ci vuole soprattutto qualcuno che te lo spieghi e che te lo insegni, altrimenti giri e rigiri i vari spigoli e angoli del cubo e fai solo più confusione che altro.

E così, e solo così, con l’aiuto di chi lo sa fare, piano piano le facce del cubo cominciano a prendere i giusti colori e, come per magia, perché sembra proprio una magia, strato per strato arrivi alla soluzione finale.

Esattamente come avviene per la dematerializzazione dei tuoi processi documentali.

Proprio perché non tutti sanno dematerializzare a norma un processo, anche questa è una cosa per pochi.

Ma in questo caso, per fortuna, hai un enorme vantaggio.

Sai, il problema è che purtroppo c’è una parte del mercato che ti presenta soluzioni software nuove ogni giorno con offerte al ribasso ogni giorno e tutti fanno a guerra tra chi ha il software e la soluzione di dematerializzazione e conservazione digitale a norma più performante, più bella, più divertente, più usabile, più in cloud…etc…

Però nessuno ti dice : “hei, prima di prendere il software, lo strumento o quello che vuoi per conservare e digitalizzare i tuoi documenti, dovresti un attimino pensare a quello che c’è prima, ovvero il tuo processo, o meglio il processo che vuoi digitalizzare”.

Ecco, questo è il punto.

Anche quando con Seen Solution creiamo su misura una soluzione ad hoc, lo facciamo sempre pensando prima al processo e quindi con la consulenza necessaria, MAI IL CONTRARIO!

Il tuo vantaggio è che se ora tu vuoi risolvere il cubo di Rubik dei tuoi processi documentali e digitali, sai già a chi chiedere.

Indovina ?…:)

Che il digitale sia con te

Nicola

P.S. Qui ti dico uno dei segreti per risolvere il cubo che mi ha detto Claudio: il colore giusto di una faccia è il colore del pezzo centrale della faccia stessa, l’unico che resta fisso e che anche se provi a smontare il cubo non lo togli. Comincia da questo concetto e … poi cerca qualcuno che te lo spieghi se no esci pazzo!

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La scatola misteriosa ed il sistema di conservazione

Il sistema di Conservazione è coma una scatola, siamo noi che dobbiamo alimentarlo in modo corretto!
Il sistema di Conservazione è coma una scatola, siamo noi che dobbiamo alimentarlo in modo corretto!

Stavo vedendo in tv un programma di magia.

C’era la solita scatola, misteriosa.

C’era il solito mago, elegante.

C’era il solito trucco, sorprendente.

Ma non è questo il punto, non vi voglio parlare di magia e non voglio neanche cambiare mestiere.

Mi piace troppo quello che faccio.

Voglio solo parlarvi della scatola e dei sistemi di conservazione.

Già, proprio così, di cosa c’entra una scatola con un sistema di conservazione.

Ok, non vi tengo sulle spine e ve lo dico subito.

Un sistema di conservazione è una scatola.

Non è altro che una semplice (se vista da fuori) e complessa(se vista da dentro) scatola.

All’interno ci mettiamo i nostri documenti e i nostri dati e i nostri record e le nostre informazioni digitali proprio come gli oggetti vanno nella scatola.

Alt! Apri una parentesi mentale : ricordati che il documento informatica non è semplicemente un PDF, ma può essere tutto ciò che è informazione digitale, anche una riga di un database!Ora puoi chiudere la parentesi.

Se gli oggetti sono alla rinfusa, nella scatola ci sarà confusione e farò fatica a trovare le mie cose.

Se ad un documento versato nel sistema di conservazione non associo i metadati (al di là che non è normativamente corretto), quel documento sarà difficilmente individuabile e recuperabile.

Se ci metto i metadati, ci butto dentro le cose , casomai anche con ordine, ma non ho gestito il processo prima di buttare nella scatola, mi ritrovo con una scatola che serve solo come poggia bicchiere o peggio ancora una tana per gli amici acari!

Se acquisto la scatola , ma non so come, perchè e dove può essere utile e per quali processi, rimarrà una semplice scatola, magica anche, ma pur sempre una stupida scatola.

Quindi ora siamo d’accordo che il sistema di conservazione è una scatola, te lo ho appena dimostrato.

Ma una scatola è una cosa stupida.

Esatto.

Ma anche un sistema di conservazione lo è.

Guardalo da fuori, e sono sicuro che pensi che è effettivamente una scatola stupida.

Sono le persone che fanno la differenza, non le scatole.

Sei tu che lo devi alimentare in maniera corretta il tuo sistema di conservazione e non lui che ti avvisa se stai versando un documento non a norma, se stai sbagliano il processo o se lo stai utilizzando male o al di sotto delle sue capacità.

Sei tu che ti devi preoccupare di avere correttamente dematerializzato un processo e quindi anche tutti i documenti che ne discendono e non il sistema di conservazione che si preoccupa di verificarlo per te.

Il sistema di conservazione è una scatola e non una persona.

Ed in quanto scatola è una cosa stupida.

Ma se alla scatola invece associamo delle persone che ti guidano, ti consigliano, ti formano, ti seguono, ti indicano come, ti prendono per mano verso la tua compliance digitale, allora sì che hai la certezza di avere fatto tutto bene e di avere messo ordine nella tua scatola.

Finalmente!

Ma se hai solo la scatola e nessuno che ti segue, allora questa certezza non ce la avrai mai!

Purtroppo per te!

Ecco, Seen Solution fa proprio quello, unisce alla scatola le persone, e lo facciamo solo noi.

Che il digitale sia con te

Nicola

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La gestione documentale e la conservazione digitale: una questione di processi nel pubblico…e nel privato???

Oggi pubblico un Gest Post dell’amico e nuovo membro del fantastico team digitale di Seen Solution Srl , Alfonso Pisani sul rapporto tra la conservazione digitale e la gestione documentale.

Leggilo con molta attenzione, perchè esprime concetti fondamentali che ti fanno capire come e perchè è sempre più importante dematerializzare un processo che un documento.

Buona lettura 🙂

L’accelerazione della digitalizzazione dei procedimenti della pubblica amministrazione è un dato di fatto nelle intenzioni del legislatore. La triade delle regole tecniche sulla:

  1. gestione dei flussi documentali (definite spesso in maniera limitativa regole tecniche sul protocollo informatico)
  2. conservazione dei documenti informatici
  3. formazione dei documenti informatici

diventano il fattore abilitante per dare piena attuazione alla completa dematerializzazione dei flussi documentali e in particolare all’articolo 40 comma 1 del codice dell’amministrazione digitale che recita:

“Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.”

L’art. 40, nella sostanza, è quello che avrebbe dovuto permettere l’abolizione della carta almeno dal punto di vista della produzione dei documenti amministrativi una volta approvate le regole tecniche.

E’ lecito chiedersi  cosa sia veramente cambiato con le nuove regole tecniche in particolare per la gestione documentale e per la conservazione considerando che queste erano, tutto sommato, già normate rispettivamente dal DPCM 31 ottobre 2000 e dalla deliberazione CNIPA 11/2004.

Andiamo per ordine.

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Prima della conservazione digitale devi conoscere le 7 regole di digitalizzazione dei processi.

Ci sono delle regole ben precise per la corretta digitalizzazione dei processi aziendali prima ancora della conservazione digitale e se ti vuoi davvero digitalizzare, sia che tu sia una PA, un’azienda sanitaria o un’azienda di qualsiasi tipo e qualsiasi dimensione, devi focalizzarti su una sola cosa : il ripensamento dei processi.

Perché ?

Facciamo così ti presento una lista di cose che diciamo pure sono propedeutiche alla digitalizzazione dei tuoi processi.

Le 7 regole per digitalizzare i processi di business
Le 7 regole per digitalizzare i processi di business

Ci sono 7 regole ben precise che devi seguire. E sono tutte incentrate su modelli organizzativi, regole e best practices. Di software neanche l’ombra.

Già soltanto leggerle ti dovrebbe far pensare che la tua vista nel digitalizzare la tua azienda o la tua PA o il tuo lavoro, deve essere per processi. 

Quindi prima della conservazione digitale, ci sono queste :

 

  1. Definizione dei modelli organizzativi della tua gestione informatica . Questo significa che dovrai rivedere completamente i tuoi processi informatici e le tue soluzioni. Perché tutto deve portarti ad una sola vittoria : digitalizzare a monte i tuoi documenti e le tue informazioni e non certo a valle! , come purtroppo spesso siamo abituati a fare.
  2. Necessità di rivedere i processi documentali in chiave digitale. Prendi quello che hai e lo rivoluzioni, ma senza distruggere quanto hai fatto fin ora. Se implementi un Workflow o un repository documentale lo devi fare sempre guardando che tipo di impatto ci sarà. Quindi ci vuole progettazione e programmazione.
  3. Implementazione del piano di sicurezza e di quello di conservazione digitale. Ti serve un piano. Che sia un piano vestito su misura per te e non un pacchetto che compri già bello e pronto. Faresti un errore e anche grave. Meglio un semilavorato che risponda sulle tue misure piuttosto che un software su cui tu dovrai adattarti. Dovrebbe essere il contrario. E ti serve che il piano di conservazione digitale sia sicuro, molto sicuro. E quindi ti serve un piano di sicurezza per questo.
  4. Devi fare un’analisi preliminare a attenta e su misura, prima della definizione e dell’implementazione del piano di digitalizzazione. Devi prevedere delle fasi di monitoraggio e di feedback costanti per la definizione e il raggiungimento del piano di digitalizzazione. Ascolta tutti gli stakeholders che faranno parte della digitalizzazione a norma. Misura. Misura gli impatti e di nuovo analizzi. E poi misura ancora e scegli la strada che in base allo scenario perfetto è quella che ti garantisce di diventare Digitale per davvero. Innovando e portandoti dietro tutti i vantaggi della digitalizzazione a norma.
  5. Mappa documenti, tipologie e funzioni aziendali. In questa fase devi preoccuparti di definire quali documenti andrai a conservare in digitale e se oltre ai documenti ci sono informazioni e record che saranno oggetto di conservazione digitale. Vedi le funzioni aziendali associate a ciascun progetto e valuta come questo cambia nel progetto di dematerializzazione. Oltre ai Workflow, inizia quindi a gestire uno storico versione dei documenti e dei record, uno storico transazioni e gli alert predisposti per aiutarti ad anticipare eventuali problemi.
  6. Attua il Modello Organizzativo . La tua organizzazione sta per essere digitalizzata. Ecco parti da un organigramma e definisci gli step del tuo modello per attuare correttamente la digitalizzazione secondo la norma. Ricordati che il modello non soltanto deve essere a norma, ma deve essere anche adeso alle regole tecniche, alla privacy, alle tematiche archivistiche e agli standard per la conservazione digitale.
  7. Prima la Compliance Digitale e poi Parti. Quando stai per partire , riverifica di essere compliance alla normativa. Poi è tutto pronto. Inizia a partire con un progetto pilota e verifica i feedback. Intervista gli stakeholders e il personale e cambia per migliorare sempre di più.

Ecco 7 semplici (si fa per dire) regole per iniziare a digitalizzarti.
Il punto è che puoi impegnarti quanto vuoi, ma se ti manca la Cultura Digitale, allora non potrai vincere questa sfida.

Cos’è la Cultura Digitale ?

Per me è la cultura per colmare piano piano il divario digitale mediante azioni sia di change-management che di formazione digitale.

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Il Problema del Rapporto di Versamento nella Conservazione Digitale a cui nessuno ha pensato

Quando parliamo di conservazione digitale, sai bene che dobbiamo applicare i requisiti tecnici, metodologici e normativi del DPCM del 3 Dicembre 2013 recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Bene. 

E sai anche che nel processo di conservazione, che qui ho banalmente schematizzato con un disegno fatto a mano da me (lo so disegno malissimo! ), ci sono tre pacchetti : il pacchetto di versamento, quello di archiviazione e quello di archiviazione.

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Flusso conservazione digitale secondo il DPCM 3 Dicembre 2013

Ora sai anche che il DPCM si basa su uno standard ISO davvero molto molto importante e che mi appassiona molta. Ovvero l’OAIS, Open Archival Information System. Su questo standard nell’area riservata del Blog trovi tantissimo materiale e trovi anche molti articoli che ti descrivono, direi dettagliatamente, cosa dice questo standard e perchè lo utilizziamo oggi per la conservazione digitale. 

Ma andiamo alla faccenda seria. Dunque nel processo di conservazione digitale, il responsabile della conservazione ( o responsabile del servizio di conservazione qualora si tratti di un conservatore accreditato che ti ricordo ancora per la centesima volta NON E’ IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE) , a seguito del versamento da parte del produttore dei documenti da conservare, produce il cosiddetto rapporto di versamento firmato digitalmente da parte appunto del responsabile della conservazione digitale.

Ora, che il produttore sia una PA o un’azienda, il rapporto di versamento è un documento informatico obbligatorio in quanto previsto dalla norma. 

Ma la domanda che dovresti porti e che probabilmente fino ad oggi, incredibilmente non ti sei mai posto, è  :  chi diavolo lo conserva il rapporto di versamento generato dal responsabile della conservazione quando il sistema di conservazione digitale prende in carico i documenti versati dal produttore ?

Ecco. 

Pensaci bene. 

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Il Nuovo CAD 3.0 : una (in)differente analisi su cosa ci aspetterà dal 1 Luglio 2016

Il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale in vigore dal 1 Luglio 2016
Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale in vigore dal 1 Luglio 2016

Qualche giorno fa ho scritto insieme alla collega Rossella Ragosta, nostra Digital Legal Consultant , un articolo su AgendaDigitale sul nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, o meglio sullo schema di decreto che andrà a modificare il CAD così come lo conosciamo dal Dlgs 82/2005 e le successive modifiche del Dlgs 235/2010.

All’interno di questo articolo troverai diverse citazioni dell’articolo scritto per AgendaDigitale che comunque trovi in toto qui. 

Quindi se vuoi puoi concentrarti prima a leggere questo.

Oggi voglio soffermarmi in una breve analisi di quello che sarà il nuovo CAD, o meglio CAD 3.0 , almeno nei punti più salienti che ritengo essere utili, riportando “pezzi” del nuovo decreto, così da darti un quadro quanto più chiaro possibile e farti fare qualche riflessione.

Ci tengo a precisare che le modifiche sono moltissime e di diverso tipo, sia tecniche sia diciamo politiche che metodologiche e che ad oggi ho commentato su uno schema che per ora è quello ufficiale, ma che potrebbe subire ulteriori modifiche ! Quindi tieniti aggiornato.

Eviterò di indicare pedissequamente tutti gli articoli, ma metterò semplicemente i concetti ed eviterò anche di esprimere, se non strettamente necessario, ampie critiche alle novità. Ti dico questo perchè vorrei che tu stesso leggendo questo articolo, abbia le tue considerazioni e senza alcun tipo di influenza da parte mia. Sappi solo che alcune cose sono già state criticate da me in altre sedi , ma ripeto, voglio che sia tu stesso a decidere cosa è buono, cosa è cattivo o cosa è e rimarrà soltanto un sogno, perchè irrealizzabile.

Partiamo del presupposto che il Nuovo CAD 3.0 prende come assoluto riferimento, e non poteva essere diversamente, il Regolmanto EIDAS 910/2014/UE che si applicherà a tutti gli effetti dal 1 Luglio 2016 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel marcato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. Il regolamento ha permesso di adottare a livello europeo un quadro tecnico-giuridico omogeneo e interoperabile nei campi più importanti e distintivi della digitalizzazione a norma: firme elettroniche, sigilli elettronici, validazioni temporali elettroniche, documenti elettronici-informatici, i servizi di raccomandata elettronica e i servizi di certificazione per autenticazione web.

Infatti il CAD 3.0 cancella quasi tutti i riferimenti alla definizione proprie di firme elettroniche e documenti informatici, lasciando ad eIDAS le definizioni tecniche ma introducendo il domicilio digitale, che qui riporto in toto :

 n-ter) domicilio digitale: l’indirizzo di posta elettronica certificata o altro servizio qualificato di recapito che consenta la prova del momento di ricezione di una comunicazione tra i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, e le persone fisiche e giuridiche;

e l’identità digitale :

u-quater) identità digitale: la rappresentazione informatica della corrispondenza tra un utente e i suoi attributi identificativi, verificata attraverso l’insieme dei dati raccolti e registrati in forma digitale secondo le modalità fissate nel decreto attuativo dell’articolo 64;

L’influenza del Regolamento eIDAS è evidentemente forte, perchè ad esempio cambia anche la definizione di firma digitale che ora è un particolare tipo di firma qualificata (e non più elettronica avanzata) basata (e non più su un certificato qualificato in quanto è già insito nella definizione)  su un sistema di chiavi crittografiche..etc..

L’introduzione dell’identità digitale e del domicilio digitale, è invece quello che ci aspettavamo, visto che se ne parlava da tanto tempo e visto anche che in effetti il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, introduce una gestione dei procedimenti amministrativi completamente digitale e che qui riporto :

1-quater. La gestione dei procedimenti amministrativi è attuata dai soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, in modo da consentire, mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l’ufficio e il funzionario responsabile del procedimento.

1-quinquies. Tutti i cittadini e le imprese hanno il diritto all’assegnazione di un’identità digitale attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete dai soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, alle condizioni di cui all’articolo 64.

1-sexies.Tutti gli iscritti all’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) hanno il diritto di essere identificati dalle pubbliche amministrazioni tramite l’identità digitale di cui al comma 1-quinquies, nonché di inviare comunicazioni e documenti alle pubbliche amministrazioni e di riceverne dalle stesse tramite un domicilio digitale, alle condizioni di cui all’articolo 3-bis.

Quindi il domicilio digitale è obbligatorio per tutti i cittadini e sarà obbligatorio per la PA fornire il cittadino che non ne possiede uno e sarà altrettanto obbligatorio per la PA usarlo sempre come mezzo esclusivo di comunicazione.
Chiaro che non è possibile che si usino altri strumenti di domiciliazione digitale che non garantiscano la certezza della comunicazione e quindi quello speciale identificato dal decreto, non dovrebbe mai essere utilizzato, visto che tra le altre cose non risponderebbe in tutto e per tutto al Regolamento eIDAS.

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